منسق مبيعات Hilton Hotels

الدور الأساسي لمنسق المبيعات هو أداء الواجبات المكتبية العامة لدعم فريق المبيعات مثل: الأرشفة، إرسال الرسائل الإلكترونية، الكتابة، الفاكس، النسخ، تحميل الأسعار الخاصة أو المتفاوض عليها على نظام إدارة الممتلكات والمحافظة على ملفات العملاء والشركة. على وجه الخصوص، ستكون مسؤولاً عن أداء المهام التالية بأعلى المعايير:

• الإجابة على أسئلة العملاء / المحجوزين حول مرافق / خدمات العقار (مثل: ساعات العمل، الأسعار وأنواع الغرف، الحزم، العروض الترويجية، الترفيه، المطاعم إلخ.)

• يجب أن تساعد في بيع غرف الضيوف، خدمات تقديم الطعام ومرافق الحفلات كما يوجهك مدير المبيعات. أيضًا، قدم دعمًا إداريًا عالي المستوى من خلال إجراء الأبحاث، إعداد التقارير الإحصائية، جمع ومعالجة البيانات الحساسة، حل مشاكل الضيوف وأيضًا أداء الوظائف الكتابية.

• الإجابة على الهاتف والرد على استفسارات المتصلين بطريقة لطيفة

• مسؤول عن التنسيق داخليًا مع فريق المبيعات والتسويق

• إنشاء تقارير، إعداد مقترحات، جمع التفاصيل، التنسيق مع العملاء والموردين

• إعداد الوثائق المتعلقة بالمبيعات طوال عملية البيع (مثل: المقترحات، العقود، طلبات أحداث الحفلات، خطاب CVGR)

• جمع المواد وتجميع حزم المعلومات (مثل: الكتيبات، المواد الترويجية، مجموعة عرض المبيعات، مجموعة الترحيب، الهدايا التذكارية إلخ.)

• إدارة وصيانة جدول مدير المبيعات والمدير التجاري وترتيبات السفر

• مساعدة فريق المبيعات من خلال إدارة الجداول الزمنية، أرشفة الوثائق المهمة والتواصل بالمعلومات ذات الصلة

• ترتيب وتنسيق الاجتماعات، الفعاليات وأي مواعيد

• الاجتماع مع العملاء في غياب مدير المبيعات / مساعد مدير المبيعات / مدير المبيعات لنقل تفاصيل البيع بشكل فعال ومحترف إلى العميل

• مراقبة، فرز، الرد على وتوزيع الاتصالات الواردة

• تصميم، رفع، استخراج وصيانة قواعد بيانات العملاء

• إنشاء وإدارة ملفات الشركة ووكيل السفر على نظام إدارة الممتلكات

• تحميل وإدارة رموز الأسعار للفندق وربط الأسعار المتفاوض عليها بالملفات الصحيحة للشركات

• إجراء الأبحاث وجمع البيانات لإعداد التقارير والوثائق

• تنسيق الترتيبات اللازمة مع البائعين المتعلقة بالمبيعات

• ضمان توفر المعدات أو المواد المتعلقة بالمبيعات في جميع الأوقات