مساعد عمليات المبيعات

SITA

حول الدور والفريق: هذا الدور يقع ضمن فريق المبيعات وإدارة الحسابات ويلعب دورًا حاسمًا في دعم النجاح التجاري للحسابات المعينة. ستعمل كتمكين تجاري وتشغيلي، لضمان تنسيق قوي بين المبيعات، والتسليم، والمالية، وأصحاب المصلحة العملاء. على الرغم من أن الدور لا يحمل هدفًا مبيعات، إلا أنه أساسي في ضمان تنفيذ الأعمال المحجوزة، وفوترة، وتحويلها إلى نقد بكفاءة. أنت موجه نحو التفاصيل، واستباقي، وذو نتائج، مع قدرة قوية على المتابعة، والتحدي عند الحاجة، ودفع التوافق عبر عدة أصحاب مصلحة.

ماذا ستفعل:

الدعم التجاري وإدارة الحسابات

• دعم مديري الحسابات في تنفيذ التفاعلات مع العملاء، مع ضمان التوافق بين الالتزامات التجارية، والعقود، والتسليم.
• العمل كنقطة تنسيق مركزية بين المبيعات، والتسليم، والمالية، وأصحاب المصلحة العملاء.
• ضمان التناسق بين نطاق الفرص، والعقود الموقعة، وحقائق التنفيذ.

ضمان الإيرادات وجمع النقد (التركيز الأساسي)

• دعم إدارة دورة حياة الفواتير من البداية إلى النهاية، وضمان تقديم الفواتير وفقًا للشروط التعاقدية، والمعالم، وأوامر الشراء.
• إجراء متابعة صارمة على تقديم الفواتير وقبول العملاء.
• التفاعل بشكل استباقي مع أقسام العملاء بما في ذلك المالية، والمشتريات، والخزانة، والحسابات المستحقة، وتكنولوجيا المعلومات، والعقود لتسهيل المدفوعات في الوقت المناسب.
• إجراء متابعات استباقية، وعند الحاجة، في الموقع لتسريع دورات الدفع.
• الحفاظ على ورقة تتبع شاملة لجميع الحسابات المعينة (حالة الفاتورة، جداول الدفع، الشيخوخة، المخاطر).
• تحديد وتصعيد تأخيرات الدفع، والنزاعات، وعدم توافق العقود.
• تقديم تقارير أسبوعية إلى نائب الرئيس التجاري/المبيعات، مبرزًا الحالة، والمخاطر، وإجراءات التخفيف.
• ضمان توافق قوي بين تسليم المشروع، واستعداد الفوترة، وجمع النقد.

التوافق العقدي والتجاري

• دعم مدير العقد وفريق المبيعات في إعداد العقود، والمراجعة، والتعديلات.
• ضمان التوافق مع:
• المتطلبات التنظيمية المحلية السعودية
• الممارسات المحددة للعملاء
• المصالح التجارية والمالية لـ SITA
• تحديد الفجوات التعاقدية التي قد تؤثر على الفوترة أو دورات الدفع.
• المساهمة في هيكلة الاتفاقيات التي تعزز تدفق النقد وتقلل من المخاطر المالية.

دعم التنسيق والتنفيذ

• تتبع الأنشطة الرئيسية عبر الحسابات لضمان تنفيذ سلس للالتزامات.
• تنسيق أصحاب المصلحة الداخليين لضمان التسليم في الوقت المناسب، والاستعداد للفوترة، وحل المشكلات.
• دعم طلبات التغيير، والمتابعات الشرائية، والتنسيق الإداري عند الحاجة.

التقارير والتوثيق

• إنتاج تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب بما في ذلك تحديثات الحساب، وسجلات المخاطر، وتتبع التحصيل.
• ضمان توثيق عالي الجودة يدعم الحوكمة الداخلية وتفاعلات العملاء.

البحث والتحسين المستمر

• تحليل بيانات الحساب والمشروع لتحديد فرص التحسين.
• دعم المبادرات لتعزيز الانضباط التجاري، وعمليات الفوترة، وتجربة العملاء.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) النجاح في هذا الدور سيتم قياسه من خلال:

أداء جمع النقد

• تحسين في جداول التحصيل وتقليل الذمم المدينة المتأخرة
• زيادة نسبة الفواتير التي تم تحصيلها ضمن شروط الدفع المتفق عليها

انضباط تحقيق الإيرادات

• توافق قوي بين معالم التسليم، والفوترة، وجمع المدفوعات
• تقليل في دورة الوقت من الفاتورة إلى النقد

دقة الفوترة والتوقيت

• معدل مرتفع من الفواتير الصحيحة من المرة الأولى مع الحد الأدنى من النزاعات أو الرفض
• تقديم الفواتير في الوقت المناسب وفقًا للمعالم التعاقدية

جودة التتبع والتقارير

• تتبع دقيق وكامل ومحدث لجميع الحسابات المعينة
• تقارير أسبوعية متسقة ورؤيوية إلى نائب الرئيس التجاري/المبيعات

فعالية تفاعل أصحاب المصلحة

• متابعة استباقية تؤدي إلى حل تأخيرات الدفع
• تنسيق فعال عبر الفرق الداخلية وأقسام العملاء

التوافق التعاقدي والتجاري

• تقليل القضايا الناجمة عن عدم التوافق بين العقود، والتسليم، والفوترة
• تحديد مبكر وتخفيف المخاطر التجارية