مساعد عمليات المبيعات

SITA

حول الدور والفريق: يجلس هذا الدور ضمن فريق المبيعات وإدارة الحسابات ويلعب دورًا حاسمًا في دعم النجاح التجاري للحسابات المعينة. ستعمل كممكن تجاري وعملي، مما يضمن تنسيقًا قويًا بين المبيعات، والتسليم، والمالية، وأصحاب المصلحة من العملاء. بينما لا يحمل الدور هدف مبيعات، فإنه أساسي في ضمان تنفيذ الأعمال المحجوزة، وإصدار الفواتير، وتحويلها إلى نقد بكفاءة. أنت موجه نحو التفاصيل، واستباقي، ومدفوع بالنتائج، مع قدرة قوية على المتابعة، والتحدي عند الحاجة، ودفع التوافق بين عدة أصحاب مصلحة.

ما ستفعله:

الدعم التجاري والحسابي

• دعم مديري الحسابات في تنفيذ التفاعلات مع العملاء، مما يضمن التوافق بين الالتزامات التجارية، والعقود، والتسليم.
• العمل كنقطة تنسيق مركزية بين المبيعات، والتسليم، والمالية، وأصحاب المصلحة من العملاء.
• ضمان التناسق بين نطاق الفرص، والعقود الموقعة، وحقائق التنفيذ.

ضمان الإيرادات وجمع النقد (التركيز الأساسي)

• دعم إدارة دورة حياة الفواتير من البداية إلى النهاية، مما يضمن تقديم الفواتير وفقًا للشروط التعاقدية، والمعالم، وأوامر الشراء.
• إجراء متابعة صارمة على تقديم الفواتير وقبول العملاء.
• التفاعل بشكل استباقي مع أقسام العملاء بما في ذلك المالية، والمشتريات، والخزانة، والحسابات الدائنة، وتكنولوجيا المعلومات، والعقود لتسهيل المدفوعات في الوقت المناسب.
• إجراء المتابعات الاستباقية، وعند الحاجة، المتابعات الميدانية لتسريع دورات الدفع.
• الحفاظ على ورقة تتبع شاملة لجميع الحسابات المعينة (حالة الفواتير، جداول الدفع، التقدم، المخاطر).
• تحديد وتصعيد تأخيرات الدفع، والنزاعات، وعدم توافق العقود.
• تقديم تقارير أسبوعية إلى نائب الرئيس التجاري/المبيعات، مع تسليط الضوء على الحالة، والمخاطر، وإجراءات التخفيف.
• ضمان توافق قوي بين تسليم المشروع، واستعداد الفواتير، وجمع النقد.

توافق العقود والتجارة

• دعم مدير العقد وفريق المبيعات في إعداد العقود والمراجعة والتعديلات.
• ضمان التوافق مع:
• متطلبات التنظيم المحلية في السعودية
• الممارسات الخاصة بالعملاء
• المصالح التجارية والمالية لشركة SITA
• تحديد الفجوات التعاقدية التي قد تؤثر على الفواتير أو دورات الدفع.
• المساهمة في هيكلة الاتفاقيات التي تعزز تدفق النقد وتقلل من المخاطر المالية.

دعم التنسيق والتنفيذ

• تتبع الأنشطة الرئيسية عبر الحسابات لضمان تنفيذ سلس للالتزامات.
• تنسيق أصحاب المصلحة الداخليين لضمان التسليم في الوقت المناسب، واستعداد الفواتير، وحل المشكلات.
• دعم طلبات التغيير، والمتابعات الشرائية، والتنسيق الإداري عند الحاجة.

التقارير والوثائق

• إنتاج تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب بما في ذلك تحديثات الحساب، وسجلات المخاطر، وتتبع التحصيل.
• ضمان وثائق عالية الجودة تدعم الحوكمة الداخلية والتفاعلات مع العملاء.

البحث والتحسين المستمر

• تحليل بيانات الحسابات والمشاريع لتحديد فرص التحسين.
• دعم المبادرات لتعزيز الانضباط التجاري، وعمليات الفوترة، وتجربة العملاء.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) سيتم قياس النجاح في هذا الدور من خلال:

أداء جمع النقد

• تحسين في جداول جمع النقد وتقليل المستحقات المتأخرة
• زيادة نسبة الفواتير المجمعة ضمن شروط الدفع المتفق عليها

انضباط تحقيق الإيرادات

• توافق قوي بين معالم التسليم، والفوترة، وجمع المدفوعات
• تقليل في وقت دورة الفاتورة إلى النقد

دقة الفوترة والوقت

• نسبة عالية من الفواتير الصحيحة من المرة الأولى مع الحد الأدنى من النزاعات أو الرفض
• تقديم الفواتير في الوقت المناسب وفقًا للمعالم التعاقدية

جودة التتبع والتقارير

• تتبع دقيق وكامل ومحدث لجميع الحسابات المعينة
• تقارير أسبوعية متسقة ورؤيوية إلى نائب الرئيس التجاري/المبيعات

فاعلية مشاركة أصحاب المصلحة

• متابعة استباقية تؤدي إلى حل تأخيرات الدفع
• تنسيق فعال بين الفرق الداخلية وأقسام العملاء

التوافق التعاقدي والتجاري

• تقليل المشكلات الناتجة عن عدم التوافق بين العقود، والتسليم، والفوترة
• التعرف المبكر والتخفيف من المخاطر التجارية