مساعد عمليات المبيعات

SITA

حول الدور & الفريق: يجلس هذا الدور ضمن فريق المبيعات وإدارة الحسابات ويلعب دورًا حاسمًا في دعم النجاح التجاري للحسابات المعينة. سوف تعمل كتمكين تجاري وعملي، مما يضمن تنسيقًا قويًا بين المبيعات، والتسليم، والمالية، وأصحاب المصلحة العملاء. على الرغم من أن الدور لا يحمل هدف مبيعات، إلا أنه ضروري لضمان تنفيذ الأعمال المحجوزة، وفوترة، وتحويلها إلى نقد بكفاءة. أنت دقيق في التفاصيل، واستباقي، وموجه نحو النتائج، مع قدرة قوية على المتابعة، والتحدي عند الحاجة، ودفع التنسيق عبر أصحاب المصلحة المتعددين.

ما الذي ستفعله:

الدعم التجاري والحسابات

• دعم مديري الحسابات في تنفيذ مشاركات العملاء، وضمان التوافق بين الالتزامات التجارية، والعقود، والتسليم.
• العمل كنقطة تنسيق مركزية بين المبيعات، والتسليم، والمالية، وأصحاب المصلحة العملاء.
• ضمان الاتساق بين نطاق الفرصة، والعقود الموقعة، وحقائق التنفيذ.

ضمان الإيرادات وجمع النقد (التركيز الأساسي)

• دعم إدارة دورة حياة الفواتير من البداية إلى النهاية، وضمان تقديم الفواتير وفقًا للشروط التعاقدية، والمعالم، وأوامر الشراء.
• إجراء متابعة دقيقة على تقديم الفواتير وقبول العملاء.
• التفاعل بشكل استباقي مع أقسام العملاء بما في ذلك المالية، والمشتريات، والخزانة، والحسابات المستحقة، وتكنولوجيا المعلومات، والعقود لتسهيل المدفوعات في الوقت المناسب.
• إجراء متابعات استباقية وعند الحاجة، في الموقع لتسريع دورات الدفع.
• الحفاظ على ورقة تتبع شاملة لجميع الحسابات المعينة (حالة الفاتورة، جداول الدفع، العمر، المخاطر).
• تحديد وتصعيد تأخيرات الدفع، والنزاعات، وعدم التوافق التعاقدي.
• تقديم تقارير أسبوعية إلى نائب الرئيس التجاري/المبيعات، مع تسليط الضوء على الحالة، والمخاطر، وإجراءات التخفيف.
• ضمان تنسيق قوي بين تسليم المشروع، والاستعداد للفوترة، وجمع النقد.

التوافق التعاقدي والتجاري

• دعم مدير العقد وفريق المبيعات في إعداد العقود، والمراجعة، والتعديلات.
• ضمان التوافق مع:
• متطلبات تنظيمية محلية سعودية
• ممارسات خاصة بالعملاء
• المصالح التجارية والمالية لشركة SITA
• تحديد الفجوات التعاقدية التي قد تؤثر على الفوترة أو دورات الدفع.
• المساهمة في هيكلة الاتفاقيات التي تحسن تدفق النقد وتقليل التعرض المالي.

الدعم في التنسيق والتنفيذ

• تتبع الأنشطة الرئيسية عبر الحسابات لضمان تنفيذ سلس للالتزامات.
• تنسيق أصحاب المصلحة الداخليين لضمان التسليم في الوقت المناسب، والاستعداد للفوترة، وحل المشكلات.
• دعم طلبات التغيير، ومتابعات الشراء، والتنسيق الإداري عند الحاجة.

التقارير & الوثائق

• إنتاج تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب بما في ذلك تحديثات الحساب، وسجلات المخاطر، وتتبع التحصيل.
• ضمان جودة الوثائق العالية لدعم الحوكمة الداخلية وتفاعلات العملاء.

البحث والتحسين المستمر

• تحليل بيانات الحساب والمشاريع لتحديد فرص التحسين.
• دعم المبادرات لتعزيز الانضباط التجاري، وعمليات الفوترة، وتجربة العملاء.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) سيُقاس النجاح في هذا الدور من خلال:

أداء جمع النقد

• تحسين في جداول جمع المدفوعات وتقليل المستحقات المتأخرة
• زيادة نسبة الفواتير التي تم جمعها ضمن شروط الدفع المتفق عليها

انضباط تحقيق الإيرادات

• تنسيق قوي بين المعالم التسليم، والفوترة، وجمع المدفوعات
• تقليل في وقت دورة الفاتورة إلى النقد

دقة الفوترة وتوقيتها

• نسبة عالية من الفواتير الصحيحة من المرة الأولى مع الحد الأدنى من النزاعات أو الرفض
• تقديم الفواتير في الوقت المناسب وفقًا للمعالم التعاقدية

جودة التتبع والتقارير

• تتبع دقيق، كامل، ومحدث لجميع الحسابات المعينة
• تقارير أسبوعية متسقة ومفيدة إلى نائب الرئيس التجاري/المبيعات

فعالية التواصل مع أصحاب المصلحة

• متابعة استباقية تؤدي إلى حل تأخيرات الدفع
• تنسيق فعال عبر الفرق الداخلية وأقسام العملاء

التوافق التعاقدي والتجاري

• تقليل المشكلات الناتجة عن عدم التوافق بين العقود، والتسليم، والفوترة
• التعرف المبكر والتخفيف من المخاطر التجارية