سكرتير / مساعد إداري

Burjline Builders

المسؤوليات الرئيسية قم بأداء المهام الإدارية العامة وواجبات السكرتارية الأخرى. حافظ على أنظمة الملفات الرقمية واليدوية لضمان تنظيم حفظ السجلات. قم بصياغة وإدارة المراسلات، بما في ذلك الرسائل والبريد الإلكتروني. قدم دعم سكرتاري وإداري شامل للمديرين، والمدير العام، وإدارة الحسابات. قم بإدارة وتحديث بوابة DAFZA بكفاءة. أعد وقدم الوثائق المطلوبة للقنصليات المعنية لمعالجة التأشيرات. احتفظ بسجل الوثائق، وتابع تواريخ انتهاء الصلاحية، وعالج تجديدات وثائق الشركة مثل التراخيص التجارية، والعقود، وبطاقات المنشأة، والتأمين، وصندوق البريد. تعامل مع تجديدات تأشيرات الموظفين وتأكد من المعالجة في الوقت المناسب. دعم فريق اكتساب المحتوى والتسويق من خلال إجراء الأبحاث وجمع المعلومات ذات الصلة. أشرف على إدارة المكتب العامة واحتياجات التشغيل اليومية. حافظ على سجلات دقيقة لعهود العقود والوثائق المتعلقة بالمحتوى. نظم وأدر أنظمة الملفات للعقود، والاتفاقيات، والسجلات المالية. أعد، وقدم، وراجع تقارير النفقات، بما في ذلك إدارة معاملات النقد الصغيرة. تعامل مع تقديم ضريبة القيمة المضافة بما يتماشى مع المتطلبات التنظيمية. أعد الاقتباسات، وملاحظات التسليم، وقسائم الإيصالات حسب الحاجة. عالج أوامر الشراء وتأكد من التنسيق في الوقت المناسب مع العملاء. أعد وأرسل الفواتير، مع ضمان معالجة الدفع بدقة وفي الوقت المناسب. انشئ وشارك تقارير الإدارة، بما في ذلك تقارير أوامر الشراء وبيانات الحسابات المستحقة. تابع المدفوعات المستحقة عبر البريد الإلكتروني والمراسلات الهاتفية. عالج معاملات البنك، بما في ذلك النقد، والشيكات، والمدفوعات عبر الإنترنت، بدقة وأمان. قم بالتنسيق وإدارة جميع جوانب الشحنات الدولية الواردة، بما في ذلك التتبع، والوثائق، وضمان التسليم في الوقت المناسب إلى المستودع المعين. إدارة وصيانة QuickBooks Online للمحاسبة وتتبع الشؤون المالية.