سكرتير / مساعد إداري

Grand Technology

المسؤوليات الرئيسية: القيام بالمهام الإدارية العامة وغيرها من الواجبات الكتابية. الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية واليدوية لضمان تنظيم حفظ السجلات. إعداد وإدارة المراسلات، بما في ذلك الرسائل والبريد الإلكتروني. تقديم الدعم السكرتاري والإداري الشامل للمديرين، المدير العام، وقسم الحسابات. إدارة وتحديث بوابة دافزا بكفاءة. إعداد وتقديم الوثائق المطلوبة إلى القنصليات المعنية لمعالجة التأشيرات. الحفاظ على سجل الوثائق، تتبع تواريخ انتهاء الصلاحية، ومعالجة تجديدات وثائق الشركة مثل التراخيص التجارية، عقود الإيجار، بطاقات التأسيس، التأمين، وصندوق البريد. التعامل مع تجديدات تأشيرات الموظفين وضمان معالجة في الوقت المناسب. دعم فريق اكتساب المحتوى والتسويق من خلال إجراء الأبحاث وجمع المعلومات ذات الصلة. الإشراف على إدارة المكتب العامة واحتياجات التشغيل اليومية. الحفاظ على سجلات دقيقة لعقود العملاء والوثائق المتعلقة بالمحتوى. تنظيم وإدارة أنظمة الملفات للعقود، الاتفاقيات، والسجلات المالية. إعداد وتقديم وتسوية تقارير النفقات، بما في ذلك إدارة معاملات النقدية الصغيرة. التعامل مع تقديم ضريبة القيمة المضافة وفقًا لمتطلبات اللوائح. إعداد العروض، ملاحظات التسليم، وقسائم الإيصال حسب الحاجة. معالجة أوامر الشراء وضمان التنسيق في الوقت المناسب مع العملاء. إعداد وإرسال الفواتير، مع ضمان معالجة الدفع بدقة وفي الوقت المناسب. إنشاء ومشاركة تقارير الإدارة، بما في ذلك تقارير أوامر الشراء وبيانات الحسابات المستحقة. متابعة المدفوعات المستحقة عبر البريد الإلكتروني ومكالمات الهاتف. معالجة المعاملات البنكية، بما في ذلك النقد، الشيكات، والمدفوعات الإلكترونية، بدقة وأمان. تنسيق وإدارة جميع جوانب الشحنات الدولية الواردة، بما في ذلك التتبع، الوثائق، وضمان التسليم في الوقت المحدد إلى المستودع المعين. إدارة وصيانة QuickBooks Online للمحاسبة وتتبع المالية.