سكرتير / مسؤول

Client of Hire Lebanese

1. الدعم الإداري والكتابي

إدارة وتنظيم أنظمة الملفات المادية والإلكترونية، مع ضمان أن جميع مستندات الطلاب، والموظفين، والعمليات تم تصنيفها بدقة وسهولة استرجاعها، مع الالتزام الصارم ببروتوكولات السرية.

صياغة، تنسيق، وإعداد مستندات متنوعة، رسائل، تقارير، ومذكرات باستخدام Microsoft Word.

الحفاظ على تحديث سجلات معقدة، قواعد البيانات، جداول حضور الطلاب، سجلات الفواتير، وقوائم الجرد باستخدام Microsoft Excel، بما في ذلك إنشاء صيغ ومخططات تحليل بيانات بسيطة حسب الحاجة.

المساعدة في إعداد المواد للاجتماعات، ورش العمل، وجلسات العلاج.

2. التواصل والمراسلات

إدارة قنوات التواصل في المركز، بما في ذلك فرز والرد على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة ومهنية.

التعامل مع جميع المكالمات الواردة والصادرة، وتوجيه الاستفسارات إلى أعضاء الطاقم المناسبين، وتسجيل رسائل واضحة ومفصلة.

الحفاظ على التواصل المهني عبر المنصات الرقمية، بما في ذلك WhatsApp للمراسلات العاجلة أو السريعة مع الأهل، والموظفين، أو الأطراف الخارجية، مع الحفاظ على الحدود والمهنية.

العمل كموظف استقبال رئيسي، استقبال الأهل، الزوار، والطلاب بأسلوب دافئ ومهني.

3. الجدولة والمواعيد

إدارة جداول مواعيد مدير المركز و/أو أعضاء الطاقم الرئيسيين، بما في ذلك تنسيق جلسات العلاج، اجتماعات الأهل، تدريب الموظفين، وزيارات المحترفين الخارجيين.

جدولة وتأكيد المواعيد، وإرسال تذكيرات عبر البريد الإلكتروني أو WhatsApp حسب الحاجة.

تنسيق حجز قاعات الاجتماعات والموارد.

4. واجبات محددة لمركز ذوي الاحتياجات الخاصة

مساعدة الفريق الإداري في الجوانب اللوجستية لاجتماعات البرامج التعليمية الفردية (IEP) أو خطط الخدمة الفردية (ISP)، بما في ذلك الجدولة وإرسال إشعارات للأطراف المعنية (الأهالي، المعالجين، المعلمين).

التعامل مع تدفق المعلومات الحساسة والسرية للطلاب، مع ضمان اتباع سياسات حماية البيانات.

الحفاظ على علاقات إيجابية وتعاونية مع الطلاب، الأهالي، الموظفين، وأصحاب المصلحة الخارجيين.