سكرتيرة/مساعدة إدارية

Parsons Corporation

ماذا ستقوم به:

• جمع الإحصائيات والبيانات العامة، مراجعة المعلومات، وتجميعها في تقارير معيارية للاستخدام داخل وخارج الوحدة.

• إعداد التقارير بصيغ جداول البيانات، الرسوم البيانية، أو السرد؛ قد يتم تطوير تقارير جديدة أو تحديث التقارير الحالية حسب التوجيه.

• التحقق من البيانات المجمعة، مثل التحقق من فواتير الموردين مقارنة بنسخ الملفات أو سجلات أخرى، وتوزيع التقارير النهائية كما هو موضح من قبل المشرف.

• إعداد وتنسيق المراسلات الروتينية، والمذكرات، والتقارير البسيطة التي لا تتطلب انتباهًا مباشرًا من المشرف.

• استقبال وتوجيه المكالمات الهاتفية الواردة، أخذ الرسائل بدقة، وضمان المتابعة في الوقت المناسب.

• استقبال وترتيب وتوزيع البريد الوارد والصادر والتسليمات.

• إنشاء وصيانة السجلات والسجلات (مثل: جرد المعدات وتواريخ الخدمة)، وقد يبدأ طلبات الخدمة عند الحاجة.

• المساعدة في جمع البيانات الأساسية لميزانية الوحدة العامة وإعداد التقارير الدورية ذات الصلة؛ قد يكمل التسويات الأولية كما هو مناسب.

• دعم تنسيق احتياجات مساحة المكتب للوحدة، بما في ذلك بدء الطلبات لأجهزة الكمبيوتر والهواتف، وتحديث الدليل المؤسسي حسب الحاجة.

• المساعدة في إعداد تقارير الإشغال أو التوظيف وجمع المعلومات لعروض الوحدة أو المشروع كما هو موضح من قبل المشرف.

• أداء مهام إدارية وكتابية أخرى ذات صلة كما هو موكل لدعم الفريق.

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• درجة أو دبلوم من مؤسسة معترف بها

• يفضل 3 سنوات من الخبرة في الأدوار الإدارية

• خبرة في برامج البرمجيات المكتبية مثل البريد الإلكتروني، معالجة الكلمات، جداول البيانات، الرسوم، العروض التقديمية وقواعد البيانات (أي مجموعة برمجيات MS Office)

• امتلاك وإظهار مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، ومهارات الاتصال الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية والعربية

• امتلاك وإظهار القدرة على بدء العمل بشكل ذاتي، وتحديد الأولويات، والعمل بشكل مستقل وداخل بيئة الفريق تحت المواعيد النهائية.