أمين سر ومراقب وثائق

Stantec

رقم الطلب: 23975BR

الوصف:

نحن نبحث عن منسق مستندات منظم للغاية وذو تفاصيل دقيقة للانضمام إلى فريقنا في العين، الإمارات العربية المتحدة. كمنسق مستندات، ستكون مسؤولاً عن إدارة والتحكم في جميع المستندات المتعلقة بالمشروع، وضمان الدقة، والكمال، والامتثال لمعايير الشركة.

المسؤوليات الرئيسية لهذه الوظيفة تشمل، ولكن لا تقتصر على:
المراسلات الإدارية والأرشفة:

تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة، محاضر الاجتماعات، الرسومات والمستندات الفنية.

الحفاظ على سجل لجميع البريد الوارد والصادر، والختم، وتسجيل البريد قبل توزيعه على الموظفين المعنيين.

مسؤول عن التحكم/التتبع/إصدار الوثائق الكاملة للمشروع مثل المراسلات الواردة والصادرة، تعليمات الموقع، أوامر التغيير، NFC، RFI، CVI، RFM، الرسائل، تقارير الموظفين اليومية، المستندات، وأشكال أخرى من المستندات ذات الصلة من العميل والمقاولين من الباطن (بما في ذلك المستندات الداخلية لشركة أتكينز).

مسؤول عن استلام، تسجيل، توزيع جميع المستندات الفنية، والمساعدة في التنسيق، ورصد الأنشطة الإدارية لتسهيل وتسريع سير العمل.

الحفاظ على أرشفة جميع الملفات.

التنسيق بين الاستشاريين والمقاولين الآخرين لتسهيل سير وثائق المشروع وضمان إغلاق حالة الوثائق.

الإرسال الإلكتروني للوثائق

إدخال البيانات في قاعدة البيانات المتعلقة باستلام الوثائق وتتبعها.

المساعدة في إدارة المكتب في الموقع.

التنسيق مع المهندسين المقيمين، السكرتيرات، والموظفين الآخرين لضمان صحة السجلات.

النسخ الاحتياطي الدوري المنتظم (نسخة إلكترونية) لوثائق المشروع
يوفر دعمًا إداريًا للموظفين في المكتب بما في ذلك، الكتابة، الأرشفة، الرد على الهواتف، أخذ الرسائل، الحفاظ على تقويم المواعيد، وغيرها من المهام العامة للمكتب.
يوفر دعمًا إداريًا للموظفين في المكتب بما في ذلك، الكتابة، الأرشفة، الرد على الهواتف، أخذ الرسائل، الحفاظ على تقويم المواعيد، وغيرها من المهام العامة للمكتب.
المساعدة في إعداد المواصفات الفنية، والتقدم بالعطاءات وإدارة العقود.
يضمن أن يتم إصدار فاتورة كل مشروع أو مرحلة من المشروع في الوقت المناسب وإدارته.
التعاون والعمل كجزء من فريق،

العمل بالتعاون مع جميع الموظفين.

التواصل مع الفرق التي تعمل عن بُعد من أجزاء أخرى من العالم لتسهيل إكمال المهام والمشاريع.

متواصل جيد
اتباع ممارسات العمل الآمنة والالتزام بإرشادات الشركة وسياساتها للتخطيط وتنفيذ العمل بطريقة آمنة.
إكمال جميع الأعمال بما يتماشى مع القيم الأساسية لشركة ستانتك ووفقًا لأنظمة الجودة وإجراءات جودة المشاريع في ستانتك.
مهام أخرى حسب الطلب من حين لآخر من المهندس المقيم.

المؤهلات:

خبرة لا تقل عن خمس (5) سنوات في نظام إدارة الوثائق في شركة هندسية أو معمارية.
خريج من دورة في الأعمال أو السكرتارية.
مهارات تواصل وتنظيم قوية.
مهارات جيدة في اللغة الإنجليزية شفهيًا وكتابيًا.
قدرة على حل المشكلات وتحليلها والتنظيم.
معرفة مثبتة في إدارة الوثائق، بما في ذلك جميع البرمجيات اللازمة.
إجادة استخدام برمجيات التحكم في الوثائق مثل Aconex، Unifier، Sharepoint.

حول ستانتك:

نحن أعضاء نشطون في المجتمعات التي نخدمها. لهذا السبب في ستانتك، نحن دائمًا نصمم مع مراعاة المجتمع. نحن نعتقد أن بناء شركة تصميم رائعة يحدث من الداخل إلى الخارج. نبحث عن أشخاص ينجذبون لاستخدام كل موهبة يمتلكونها، بالإضافة إلى الإبداع، والعزيمة، والدافع للقيام بشيء استثنائي.

تجمع مجتمع ستانتك حوالي 22,000 موظف يعملون في أكثر من 400 موقع عبر ست قارات. نحن نتعاون عبر التخصصات والصناعات لإحياء المشاريع. عملنا كمهندسين ومعماريين ومستشارين من مفهوم المشروع الأولي والتخطيط إلى التصميم، والبناء، والتشغيل يعتمد على تاريخ قوي من النجاح. لذا، عندما نتولى مشروعًا، نرى الفرصة لإقامة صلة دائمة مع الأشخاص والأماكن التي نعيش ونعمل فيها. أعيد تعريف أفضل ما لديك. انضم إلينا!