سكرتير / مراقب المستندات

Parsons Corporation

ما الذي ستقوم به:

المسؤوليات الأساسية للسكرتير / مراقب الوثائق

• يجمع الإحصائيات والبيانات العامة؛ يراجع ويجمع هذه المعلومات في تقارير معتمدة للاستخدام داخل المشروع / البرنامج. قد يقوم بتطوير تقارير جديدة أو مراجعة التقارير الحالية، حسب التوجيه. يمكن أن تكون هذه التقارير بصيغ جداول بيانات أو تنسيقات رسومية، أو أسلوب سرد.

• قد يكون مسؤولاً عن التحقق من البيانات المجمعة، مثل مطابقة فواتير الموردين مع النسخ في الملفات. يوزع التقارير حسب توجيهات المشرف المباشر.

• ينشئ المراسلات والتقارير التي لا تتطلب اهتمامًا شخصيًا من المشرف المباشر.

• يجيب على الهاتف، يأخذ وينقل الرسائل. يستلم، ينظم، ويوزع البريد.

• قد يقوم بإنشاء والحفاظ على سجلات معدات المشروع، بما في ذلك سجل لمعدات ومواعيد خدمة المركبات. قد يبدأ طلبات الخدمة.

• قد يحصل على بيانات أساسية لاستكمال ميزانية نفقات المشروع وإعداد التقارير المتكررة المرتبطة. قد ينتج تسوية أولية حسب الاقتضاء.

• قد يقوم بتنسيق متطلبات المساحة الفيزيائية للوحدة المعينة. يبدأ طلبات لأجهزة الكمبيوتر والهواتف، ويحدث أدلة المشاريع حسب الاقتضاء.

• قد يعد بشكل دوري تقرير إشغال حسب المشروع أو يجمع المعلومات لإكمال تقارير التوظيف للوحدة و / أو عدة مشاريع، العروض كما يوجه المشرف المباشر.

• يؤدي مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب كما قد يكون مناسبًا.

1. إدارة الوثائق ومراقبتها

• تأسيس، والحفاظ على، وتحديث إجراءات مراقبة الوثائق.

• ضمان أن جميع الوثائق الخاصة بالمشروع والشركة محفوظة بشكل صحيح، ومصنفة، وسهلة الاسترجاع.

• إدارة تدفق المراسلات والوثائق بين أصحاب المصلحة في المشروع.

• الحفاظ على سجلات محدثة لجميع وثائق المشروع في كلاً من الصيغ الإلكترونية والنسخ الورقية.

2. مراجعة الوثائق وتوزيعها

• استلام، والتحقق، وتسجيل جميع الوثائق الواردة والصادرة.

• ضمان أن الوثائق تتوافق مع المعايير المعتمدة (التنسيق، والترقيم، والمراجعة، وحالة الموافقة).

• توزيع الوثائق بسرعة على الأطراف المعنية، مع ضمان وصول النسخ المسيطر عليها إلى المستلمين المناسبين.

• تتبع حالة الوثيقة، والمراجعات، والموافقات.

3. الامتثال وضمان الجودة

• ضمان أن ممارسات الوثائق تتماشى مع معايير ISO، وسياسات الشركة، والمتطلبات التعاقدية.

• مراقبة أن الوثائق القديمة أو المتجاوزة تتم إزالتها وأرشفتها.

• دعم التدقيق من خلال توفير الوثائق المطلوبة وضمان دقة سجلات الامتثال.

4. التنسيق والتواصل

• التواصل مع الفرق الداخلية، والاستشاريين، والمقاولين، والعملاء لتقديم الوثائق والموافقات.

• متابعة مع أصحاب المصلحة لضمان تقديم الوثائق المراجعة وإعادتها في الوقت المناسب.

• تقديم الدعم لفرق المشروع حول أنظمة إدارة الوثائق والبروتوكولات.

5. الأرشفة والاسترجاع

• حماية السجلات الهامة، مع ضمان السرية والوصول المسيطر.

• أرشفة وثائق المشروع بطريقة منظمة للرجوع إليها في المستقبل والتسليم.

• استرجاع الوثائق المطلوبة بسرعة وكفاءة عند الحاجة.

• تحميل / تحديث الوثائق على PARDOCs.

6. التقارير والمراقبة

• إنشاء تقارير دورية عن حالة مراقبة الوثائق، والموافقات المعلقة، والتأخيرات.

• تتبع أداء عمليات مراقبة الوثائق والتوصية بالتحسينات.

• الحفاظ على السجلات / السجلات للرسومات، والنقل، والمراسلات، والعقود، وغيرها من وثائق المشروع.