سكريتير united arab emirates university

تحت إشراف الحد الأدنى، يؤدي مجموعة متنوعة من المهام السكرتارية والإدارية المعقدة التي تتطلب تصرفًا وحكمًا مستقلين كبيرين. يؤدي بعض أو كل المهام المذكورة أدناه، حسب التكليف.

• يكتب من مسودة أو تعليمات شفهية أو يصيغ المراسلات، وتقارير الموظفين، والتقارير الإحصائية أو العددية باستخدام تطبيقات معالجة الكلمات، ويتحقق من العمل من حيث القواعد النحوية، والإملاء وعلامات الترقيم.
• يجيب على المكالمات الهاتفية ويقوم بفرزها بطريقة احترافية ومهذبة ويحيي الزوار باستخدام اللباقة والحكم في إحالتهم إلى المصدر المناسب للمعلومات؛ يعطي المعلومات ويشرح السياسات والإجراءات أو اللوائح ردًا على الاستفسارات، باستخدام معرفة بالمنظمة ووظيفتها
• ينظم المواعيد وحضور المؤتمرات أو الندوات، وينسق الاجتماعات وترتيبات السفر.
• يشغل معدات المكتب مثل معالج الكلمات، والهاتف، والآلة الحاسبة وآلات النسخ.
• يؤسس ويحافظ على أنظمة الأرشفة للوثائق، والمراسلات، والتقارير أو المواد الأخرى.
• قد يترجم أحيانًا المراسلات الواردة إلى القسم.
• قد يأخذ و/أو يسجل محاضر الاجتماع حسب الطلب؛ يكتب من الملاحظات لإنتاج مسودات أو نسخ نهائية.
• يطلب لوازم المكتب، ويتعامل مع الفواتير وتقارير التسليم.
• يفتح/يوجه البريد
• قد يتعامل مع النقدية الصغيرة للمكتب
• مهام أخرى كما طلب المشرف المباشر