سكريتير

Wood

يوفر هذا الدور دعمًا إداريًا للمشاريع للعمليات اليومية للمشروع المعين.
قد يتم تعيينه لمشاريع أكبر وأكثر تعقيدًا. يوفر التوجيه والإرشاد للإداريين الأقل خبرة والموظفين الآخرين. قد يعمل كقائد، منسقًا ومساعدًا في عمل الآخرين.

الأهداف

تقديم دعم إداري وسكرتاري شامل لفريق المشروع داخل بيئة EPCM للنفط والغاز، وضمان التحكم الفعال في الوثائق، وتدفق الاتصال، والتنسيق بين أصحاب المصلحة في المشروع، والاستشاريين، والمقاولين، والعملاء.

ما الذي يجعلك متميزًا؟

المتوقع:

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات كسكرتير مشروع أو مساعد إداري في بيئة مشروع EPCM أو النفط والغاز.
• مألوف مع وثائق الهندسة، وتدفقات عمل المشاريع، وأنظمة التحكم في الوثائق.
• يفضل وجود خبرة في العمل مع فرق متعددة التخصصات ومشاريع كبيرة الحجم.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام.
• قدرات اتصال وتفاعل ممتازة.
• إجادة في مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• معرفة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (مثل Aconex، SmartPlant، SharePoint).
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحت الضغط لتلبية المواعيد النهائية.

الكفاءات الأساسية:

• العمل الجماعي والتعاون
• المبادرة وحل المشكلات
• الدقة والانتباه للتفاصيل
• القدرة على التكيف في بيئة EPCM سريعة الوتيرة
• الاحتراف والتمييز

إدارة المشروع

• تقديم الدعم السكرتاري والإداري لمدير المشروع وفريق المشروع.
• إعداد، تنسيق، وإدارة المراسلات، والمذكرات، ومحاضر الاجتماعات، والتقارير الخاصة بالمشروع.
• جدولة الاجتماعات، والحفاظ على التقويمات، وتنسيق ترتيبات السفر لطاقم المشروع.
• ضمان الأرشفة المناسبة للوثائق الخاصة بالمشروع (نسخة ورقية وإلكترونية).
• المساعدة في إعداد وتتبع مخرجات المشروع، والجداول الزمنية، وتقارير التقدم.

تحكم الوثائق وإدارة السجلات

• تسجيل، توزيع، وتتبع جميع المراسلات الخاصة بالمشروع الواردة والصادرة، والإرساليات، وطلبات التقديم.
• الحفاظ على وتحديث سجل التحكم في الوثائق باستخدام أنظمة إدارة الوثائق (مثل Aconex، SharePoint، SmartPlant، EDMS).
• ضمان أن يتوافق ترقيم الوثائق، والتنسيق، والتحكم في النسخ مع متطلبات EPCM والعميل.
• دعم مسؤول الوثائق في المشروع في ضمان اكتمال الوثائق وتقديمها في الوقت المناسب.

الاتصال والتنسيق

• أن تكون نقطة الاتصال الأولى لمشاكل الإدارة المتعلقة بالمشروع.
• التواصل مع المقاولين، والبائعين، والاستشاريين للحصول على أو نقل معلومات المشروع.
• دعم التنسيق بين فرق الهندسة، والشراء، والبناء للمهام الإدارية.
• المساعدة في تنظيم الاجتماعات، وورش العمل، والمراجعات الداخلية/الخارجية للمشروع.

التقارير والوثائق

• إعداد أجندات الاجتماعات، وتدوين المحاضر، والمتابعة على العناصر التنفيذية.
• المساعدة في تجميع تقارير تقدم المشروع الأسبوعية والشهرية.
• دعم إعداد وثائق تسليم المشروع وتقارير الإغلاق.

الامتثال والجودة

• ضمان أن جميع الأنشطة الإدارية وإدارة الوثائق تتوافق مع إجراءات الشركة، ومعايير الجودة، ومتطلبات العملاء.
• الحفاظ على سرية وسلامة البيانات لجميع معلومات المشروع.
• دعم عمليات التدقيق من خلال تقديم الوثائق الدقيقة والكاملة عند الحاجة.