سكريتير

Wood PLC

وصف الوظيفة

وود تقوم حالياً بتوظيف سكرتير ذو خبرة كجزء من فريق الهندسة لدينا داخل أعمال النفط والغاز والطاقة الجديدة في أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة. نظراً لطبيعة المشاريع وتوقعات العملاء، ستكون الوظيفة بدوام كامل في مركز الهندسة لدينا في أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.


أشخاص متميزون، موثوق بهم من قبل العملاء لتصميم وتطوير العالم.

الدور

يوفر هذا الدور دعمًا إداريًا لمشاريع العمليات اليومية للمشروع المعين.
قد يتم تعيينه لمشاريع أكبر وأكثر تعقيدًا. يقدم التوجيه والإرشاد للمسؤولين الإداريين الأقل خبرة وموظفين آخرين. قد يعمل كقائد، منسقًا وميسّرًا لعمل الآخرين.

الأهداف

توفير الدعم الإداري والسكرتاري الشامل لفريق المشروع داخل بيئة النفط والغاز EPCM، مما يضمن كفاءة السيطرة على الوثائق، وتدفق الاتصالات، والتنسيق بين أصحاب المصلحة في المشروع، والاستشاريين، والمقاولين، والعملاء.

المسؤوليات

إدارة المشروع

• توفير الدعم السكرتاري والإداري لمدير المشروع وفريق المشروع.
• إعداد وتنسيق وإدارة مراسلات المشروع، والمذكرات، والمحاضر، والتقارير.
• جدولة الاجتماعات، والحفاظ على الجداول الزمنية، وتنسيق ترتيبات السفر لفرق المشروع.
• ضمان التصنيف الصحيح وأرشفة وثائق المشروع (نسخة ورقية وإلكترونية).
• المساعدة في إعداد وتتبع التسليمات والمواعيد وتقارير التقدم للمشروع.

السيطرة على الوثائق وإدارة السجلات

• تسجيل وتوزيع وتتبع جميع مراسلات المشروع الواردة والصادرة، والنقل، والتقديمات.
• الحفاظ على تحديث سجل السيطرة على الوثائق باستخدام أنظمة إدارة الوثائق (مثل Aconex، SharePoint، SmartPlant، EDMS).
• ضمان توافق ترقيم الوثائق، والتنسيق، والسيطرة على الإصدار مع متطلبات EPCM والعملاء.
• دعم مسؤول وثائق المشروع في ضمان اكتمال الوثائق وتقديمها في الوقت المناسب.

الاتصالات والتنسيق

• تكون نقطة الاتصال الأولى للمسائل الإدارية المتعلقة بالمشروع.
• التواصل مع المقاولين، والبائعين، والاستشاريين للحصول على أو تمرير معلومات المشروع.
• دعم التنسيق بين الفرق الهندسية، والتوريد، والبناء للمهام الإدارية.
• المساعدة في تنظيم الاجتماعات، وورش العمل، والمراجعات الداخلية/الخارجية للمشروع.

التقارير والوثائق

• إعداد جداول الأعمال للاجتماعات، وتدوين المحاضر، ومتابعة العناصر الإجرائية.
• المساعدة في تجميع تقارير تقدم المشروع الأسبوعية والشهرية.
• دعم إعداد وثائق تسليم المشروع وتقارير الإغلاق.

الامتثال والجودة

• ضمان توافق جميع الأنشطة الإدارية وإدارة الوثائق مع إجراءات الشركة، ومعايير الجودة، ومتطلبات العملاء.
• الحفاظ على سرية وسلامة البيانات لجميع معلومات المشروع.
• دعم التدقيق من خلال توفير وثائق دقيقة وكاملة عند الحاجة.

المؤهلات

ما الذي يجعلك مميزًا؟

في وود، نحن ملتزمون بفرص متساوية ونرحب بجميع الأفراد الموهوبين للنظر في الانضمام إلى فريقنا. لذا حتى لو لم تتطابق مع كل بيان أدناه ولكن تشعر أن لديك بعض الخبرة، أو المعرفة، أو المهارات اللازمة لهذه الوظيفة، نشجعك على التقديم. سيتطلب الأمر منا جميعًا العمل معًا لتقديم الحلول لأكثر التحديات حرجًا في العالم.

المتوقع:

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات كسكرتير مشروع أو مساعد إداري في بيئة مشروع EPCM أو نفط وغاز.
• مألوف مع الوثائق الهندسية، وتدفقات العمل للمشاريع، وأنظمة السيطرة على الوثائق.
• يفضل الخبرة في العمل مع فرق متعددة التخصصات ومشاريع كبيرة الحجم.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على القيام بعدة مهام.
• قدرات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة.
• إجادة في مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• معرفة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (مثل Aconex، SmartPlant، SharePoint).
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحت الضغط للالتزام بالمواعيد النهائية.

kالمهارات الأساسية:

• العمل الجماعي والتعاون
• المبادرة وحل المشكلات
• الدقة والانتباه للتفاصيل
• القدرة على التكيف في بيئة EPCM سريعة الحركة
• الاحترافية والتمييز