سكريتير

Grand Technology

المسؤوليات الرئيسية

• أداء المهام الإدارية العامة والواجبات الكتابية.
• الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية واليدوية لتيسير حفظ السجلات.
• صياغة وإدارة المراسلات، بما في ذلك الرسائل والبريد الإلكتروني.
• تقديم الدعم السكرتاري والإداري الشامل للمديرين، والمدير العام، وإدارة الحسابات.
• إدارة وتحديث بوابة DAFZA بكفاءة.
• إعداد وتقديم الوثائق المطلوبة للقنصليات المعنية لمعالجة التأشيرات.
• الحفاظ على سجل الوثائق، وتتبع تواريخ الانتهاء، ومعالجة تجديد الوثائق الخاصة بالشركة (مثل: تراخيص التجارة، عقود الإيجار، بطاقات التأسيس، التأمين، صندوق البريد).
• التعامل مع تجديد تأشيرات الموظفين وضمان المعالجة في الوقت المناسب.
• دعم فريق استحواذ المحتوى والتسويق من خلال البحث وجمع المعلومات.
• الإشراف على الإدارة العامة للمكتب واحتياجات التشغيل اليومية.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لاتفاقيات عقود العملاء والوثائق المتعلقة بالمحتوى.
• تنظيم وإدارة أنظمة الملفات للعقود، والاتفاقيات، والسجلات المالية.
• إعداد وتقديم ومطابقة تقارير المصروفات، بما في ذلك إدارة النفقات الصغيرة.
• التعامل مع تقديم ضريبة القيمة المضافة وفقًا للمتطلبات التنظيمية.
• إعداد الاقتباسات، وملاحظات التسليم، وإيصالات الدفع حسب الحاجة.
• معالجة أوامر الشراء وضمان التنسيق مع العملاء في الوقت المناسب.
• إعداد وإرسال الفواتير، مع ضمان الدقة ومعالجة الدفع في الوقت المناسب.
• إنشاء ومشاركة تقارير الإدارة (مثل: تقارير أوامر الشراء، وكشوف حسابات المدينين).
• متابعة المدفوعات المستحقة عبر البريد الإلكتروني والهاتف.
• معالجة المعاملات المصرفية (نقد، شيك، مدفوعات عبر الإنترنت) بدقة وأمان.
• تنسيق وإدارة جميع جوانب الشحنات الدولية الواردة، بما في ذلك تتبع، وثائق، وتسليم إلى المستودع.
• إدارة وصيانة QuickBooks Online للمحاسبة وتتبع المالية.