مساعد إداري أول - كلية السياحة وإدارة الفنادق

The British University In Egypt

مسؤوليات الوظيفة:

• إدارة المواعيد، وتنسيق المواعيد، والاجتماعات، والفعاليات.
• فرز وتحديد أولويات المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات، وتقديم الردود نيابةً عن المدير المباشر عند الاقتضاء.
• إعداد ومراجعة وصياغة المستندات الرسمية، والتقارير، والعروض التقديمية مع الحد الأدنى من الإشراف.
• الحفاظ على السرية والتعامل مع الأمور الحساسة.
• تنسيق الاجتماعات رفيعة المستوى، وإعداد جداول أعمال شاملة، وتتبّع الإجراءات المتبعة حتى الانتهاء.
• تنظيم الاجتماعات الافتراضية والشخصية، لضمان التنفيذ السلس وتوافق الأطراف المعنية.
• بناء والحفاظ على علاقات عمل قوية عبر الإدارات، والقيادة العليا، والشركاء الخارجيين.
• دعم عمليات التوظيف من خلال تنسيق جداول المقابلات، وإعداد أوراق التوصية، والتواصل مع الموارد البشرية.
• الحفاظ على نظام فعال للتوثيق والأرشفة مع ضمان التحكم والدقة.
• ضمان سير العمليات اليومية للمكتب بسلاسة، بما في ذلك إدارة لوازم المكتب والمعدات.
• دعم التخطيط والتنفيذ للأحداث الرئيسية، والمبادرات، والمشاريع، وتقديم القيادة اللوجستية والإدارية.
• مراقبة تقدم المشاريع المعينة، وتقديم التحديثات والتقارير حسب الحاجة.
• تولي واجبات متنوعة حسب ما يكلفه المدير المباشر.

متطلبات الوظيفة:

المؤهلات التعليمية:

- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.

- الحصول على شهادة في إدارة المكاتب يعتبر ميزة.

المهارات التقنية:

• الكفاءة في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• الإلمام ببرامج الجدولة ومنصات الاجتماعات الافتراضية (مثل: Zoom، Teams).
• مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحت الضغط.