ضابط الإدارة العليا

Confidential Company

. إدارة المكاتب والإدارة

• التعامل مع العمليات الإدارية اليومية، بما في ذلك المراسلات، والأرشفة، وإدارة الوثائق، واللوازم المكتبية.
• الحفاظ على بيئة مكتبية منظمة وآمنة وفقًا لمعايير QHSE (الجودة والصحة والسلامة والبيئة).
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للإدارة وموظفي المشروع.
• إدارة التواصل الوارد والصادر، والتوزيع البريدي.

2. دعم المشروع والوثائق

• المساعدة في الحفاظ على الوثائق المتعلقة بالمشروع مثل الرسومات، والإرساليات، والموافقات، والمراسلات.
• العمل عن كثب مع فرق التحكم في الوثائق والهندسة لضمان تدفق الوثائق بدقة وفي الوقت المناسب.
• الحفاظ على سجلات وثائق المشروع وسجلات الموردين والوثائق التعاقدية.

3. تنسيق الشراء واللوجستيات

• دعم الشراء من خلال إعداد طلبات الشراء، والحصول على العروض، والتنسيق مع الموردين والمقاولين.
• متابعة تسليم المواد، والفواتير، وضمان المتابعة في الوقت المناسب مع الموردين.
• تنظيم اللوجستيات للأفراد والمواد بين المكتب والموقع ومرافق العملاء.

4. المساعدة في الموارد البشرية والامتثال

• الحفاظ على سجلات حضور الموظفين وسجلات الإجازات وساعات العمل لموظفي المكتب والمشروع.
• دعم الموارد البشرية في عمليات التوظيف، والتوجيه، وعمليات التعبئة/الفك للموظفين والمقاولين الفرعيين.
• ضمان امتثال الأنشطة الإدارية لمعايير الشركة والمتطلبات القانونية والتنظيمية.

5. المسؤوليات المالية والتقارير

• المساعدة في إدارة النقدية الصغيرة، ونفقات المكتب، وتتبع التكاليف الإدارية.
• إعداد تقارير إدارية ولوجستية دورية للإدارة.