ضابط الإدارة العليا

Confidential Company

. إدارة المكتب والإدارة

• التعامل مع العمليات الإدارية اليومية، بما في ذلك المراسلات، والتصنيف، وإدارة الوثائق، واللوازم المكتبية.
• الحفاظ على بيئة مكتبية منظمة وآمنة تتماشى مع معايير QHSE (الجودة، الصحة، السلامة والبيئة).
• تنسيق الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر للإدارة وموظفي المشروع.
• إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، والتوزيع البريدي، والطرود.

2. دعم المشاريع والوثائق

• المساعدة في الحفاظ على الوثائق المتعلقة بالمشاريع مثل الرسومات، والإرساليات، والموافقات، والمراسلات.
• العمل بشكل وثيق مع فرق مراقبة الوثائق والهندسة لضمان تدفق الوثائق بدقة وفي الوقت المناسب.
• الحفاظ على سجلات لتوثيق المشاريع، وسجلات الموردين، والوثائق التعاقدية.

3. تنسيق الشراء وسلاسل الإمداد

• دعم الشراء من خلال إعداد طلبات الشراء، والحصول على الأسعار، والتنسيق مع الموردين والمقاولين.
• تتبع تسليم المواد، والفواتير، وضمان المتابعة في الوقت المناسب مع الموردين.
• تنسيق اللوجستيات للأشخاص والمواد بين المكتب، والموقع، ومرافق العملاء.

4. مساعدة في الموارد البشرية والامتثال

• الحفاظ على سجلات حضور الموظفين، وسجلات الإجازات، وسجلات الوقت لموظفي المكتب والمشاريع.
• دعم الموارد البشرية في عمليات التوظيف، والتوجيه، وعمليات التحريك/إعادة التحريك للموظفين والمقاولين من الباطن.
• ضمان امتثال الأنشطة الإدارية لمعايير الشركة والمتطلبات القانونية والتنظيمية.

5. المسؤوليات المالية والتقارير

• المساعدة في إدارة المصروفات النقدية، ونفقات المكتب، وتتبع تكاليف الإدارة.
• إعداد تقارير إدارية ولوجستية دورية للإدارة.