مساعد إداري أقدم

Honeywell

وصف الوظيفة

لدينا فرصة لـ مساعد إداري أول للانضمام إلينا في هوني ويل، في دبي، حيث ستستخدم مهاراتك الإدارية والتنظيمية لتقديم الدعم الإداري العام لقادة الأعمال الكبار في هوني ويل. ستعمل عن كثب مع قادة الأعمال وستستمتع بالكثير من التفاعل مع الموظفين الداخليين والعملاء الخارجيين. ساهم في فريق من المحترفين الملتزمين للغاية الذين تضمن مهاراتهم التنظيمية والتواصل تخطيط سفر سلس، وتنسيق جداول الأعمال، وتخطيط الاجتماعات المعقدة، وعمليات الأعمال الإدارية الأخرى.

هوني ويل

تقوم هوني ويل لأتمتة المباني بتحويل طريقة عمل كل مبنى للمساعدة في تحسين جودة الحياة للأشخاص الذين يستخدمونه. مع مجموعة من البرامج والأجهزة والخدمات، تتبنى هوني ويل نهجًا يركز على النتائج لمساعدة مالكي المباني والمشغلين في تحسين السلامة والأمان، وكفاءة الطاقة والعمليات لخلق تجربة أفضل في المباني.

المساعدة في تحويل المباني لتكون أكثر أمانًا وكفاءة في العمليات والطاقة.

المسؤوليات الرئيسية

الإدارة

إدارة جدول الأعمال لقائد الأعمال، بما في ذلك تخطيط الاجتماعات والدعوات، بالإضافة إلى تقديم نظام تخطيط متواصل لمدة 12 شهرًا لجميع التقارير المباشرة والموظفين للأنشطة والفعاليات الرئيسية.

خطط السفر بما في ذلك الرحلات، والفنادق، واستئجار السيارات، والاستقبال، والتأشيرات، وتأكيدات الاجتماعات، إلخ.

قدّم الدعم لزيارات العملاء وكبار الشخصيات إلى المنطقة بما في ذلك التأشيرات، والفنادق، والاستقبال، وتصاريح الدخول، إلخ.

تنظيم/دعم الاجتماعات الداخلية والخارجية، والمؤتمرات، وفعاليات الشركة، والمعارض التجارية الدولية، إلخ.

التعامل مع الرسائل، والفاكسات، والبريد الإلكتروني، والمراسلات الواردة والصادرة العامة حسب الحاجة.

المساعدة في إنتاج التقارير الشهرية، ورسائل العملاء، والاتصالات الداخلية، إلخ.

إنتاج عروض تقديمية عالية الجودة باستخدام Power Point حسب الحاجة للاجتماعات والفعاليات الرئيسية للشركة.

بالاشتراك مع مدير تسويق العملاء وLT للمشاركة في دعم تنظيم الاتصالات مع العملاء، ورسائل البريد، والندوات، والمعارض والفعاليات.

الحفاظ على سجلات العطلات والمرض من خلال العمل مع فريق الإدارة والموارد البشرية لضمان أن كل قسم لديه تغطية كافية.

تنظيم وصيانة مستلزمات المكتب، حسب الحاجة، لدعم احتياجات العمل اليومية بما في ذلك رفع أوامر الشراء مع الموردين الخارجيين، ومراقبة مستويات المخزون والحفاظ على التكاليف ضمن الميزانية.

إدارة التقويمات.

تنسيق الاجتماعات.

تخطيط السفر المعقد.

التفاعل مع العملاء الداخليين والخارجيين.

معالجة تقارير النفقات والفواتير.

إدارة المستلزمات والمشتريات غير المباشرة الأخرى.

مشاركة المعلومات مع المساعدين الإداريين.

دعم الأنشطة للحفاظ على الامتثال لمعايير HSE وغيرها من ركائز الشركة الأساسية

المهارات الرئيسية والمؤهلات

درجة البكالوريوس أو ما يعادلها

القدرة على التلاعب بسهولة وفعالية بالعديد من الأولويات والمطالب المتنافسة.

الأفراد الذين يتمتعون بالتحفيز الذاتي ويفعلون الأمور قبل أن يطلب منهم الآخرون أو يضطرون لذلك بسبب الأحداث.

القدرة على التركيز على المعلومات المهمة وتحديد التفاصيل الرئيسية.

التواصل المهني والمجاملة

مهارات تنظيمية قوية

المعرفة الممتازة بالكمبيوتر في مجموعة متنوعة من برامج Microsoft والبرامج المستندة إلى الويب

موثوق للغاية وقابل للاعتماد وقادر على إدارة الأولويات المتضاربة والمواعيد النهائية.

بعض الخبرة كمساعد إداري