مراقب وثائق أول

Parsons Corporation

ما الذي ستقوم به:

• تنسيق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، والتخصصات الهندسية، وفريق البناء، أو مجموعات الإدارات الأخرى

• معالجة نوع أو أكثر من الوثائق خلال جميع خطوات الإجراءات وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (مثل، أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ وكم عدد التوقيعات التي ستطلب للموافقات المعينة، وما إلى ذلك) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع

• استلام، تتبع، ومراقبة الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة

• إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الأتمتة المكتبية القياسية أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالإدارة

• مسح الوثائق للتخزين الإلكتروني

• الحفاظ على نظام توزيع بيانات محدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، المشروع، الإدارة، والموردين. تسريع مراجعة، وتوقيع الموافقة، وإصدار الوثائق التي تم إنتاجها داخليًا والموردين

• قد يؤدي بعض الواجبات الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، والملفات، والرد على الهواتف، وخدمات المراسلة، وما إلى ذلك.

• مساعدة موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشاريع

• أداء واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• دبلوم أو درجة في أي تخصص ذي صلة

• حد أدنى 12 سنة من الخبرة في التحكم في الوثائق في بيئة تصميم / استشارات هندسية.

• مهارات كتابة متقنة ومعرفة عملية بـ MS Windows والبرامج المتعلقة بمعالجة الكلمات، وجداول البيانات، وبرامج قواعد البيانات مطلوبة.

• ستتطلب المهام معرفة عملية بـ Aconex أو غيره من أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

• مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفهي، والتنظيم، والعلاقات الشخصية، فضلاً عن قدرة مثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة.