أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
نظرة عامة على الوظيفة
مدير الوثائق الأول يدير جميع وثائق المشروع لأنشطة البناء وإدارة المشاريع، ويضمن تتبع دقيق، وتوزيع، والامتثال لمعايير JLL ومتطلبات العملاء.
المسؤوليات الرئيسية
إدارة نظام الوثائق
- إنشاء وصيانة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية والمادية
- تكوين منصات التحكم بالوثائق وإنشاء هياكل مجلدات خاصة بالمشاريع
- الحفاظ على سجلات شاملة للوثائق تتعقب جميع المراسلات، والرسومات، والمواصفات
- ضمان إمكانية الوصول إلى النظام للمستفيدين المصرح لهم في المشروع
معالجة الوثائق والتحكم فيها
- معالجة الرسومات المعمارية، والمواصفات الهندسية، وطلبات المعلومات، والتقديمات، والإرساليات
- تعيين أرقام الوثائق وفقًا للأنظمة الترميز المعتمدة
- تطبيق أختام الموافقة المناسبة والحفاظ على التحكم في الإصدارات
- إجراء فحوصات الجودة للتأكد من الاكتمال، والدقة، والامتثال
إدارة التوزيع والاتصالات
- توزيع الوثائق على فرق المشروع، والاستشاريين، والمقاولين، والعملاء
- الحفاظ على قوائم توزيع دقيقة وإصدار إرساليات مع تتبع
- تأكيد استلام الوثائق الهامة
- الحفاظ على مسارات تدقيق شاملة لجميع تبادل الوثائق
صيانة السجلات والأرشفة
- تنظيم أنظمة الملفات لوثائق المشاريع النشطة والأرشيفية
- أرشفة الوثائق بشكل منظم لتسهيل استرجاعها
- إدارة جداول الاحتفاظ وفقًا للمتطلبات التعاقدية والقانونية
- إعداد حزم إغلاق المشروع بما في ذلك المستندات النهائية، وكتيبات التشغيل والصيانة، والضمانات
الامتثال وضمان الجودة
- ضمان الامتثال لمعايير ISO 9001 وأنظمة إدارة الجودة JLL
- إجراء عمليات تدقيق منتظمة لعمليات التحكم في الوثائق
- تحديد مجالات التحسين وتنفيذ الإجراءات التصحيحية
- الحفاظ على متطلبات الوثائق الخاصة بالمشاريع
تنسيق الفريق والتدريب
- التنسيق مع مديري المشاريع، والمهندسين، والمعماريين، والمقاولين
- توفير التدريب على إجراءات التحكم في الوثائق وأنظمة البرمجيات
- الإشراف على مديري الوثائق المبتدئين أو الموظفين الإداريين
- تسهيل الاتصال بين الأطراف المعنية بالمشروع
التقارير والتحليلات
- إعداد تقارير منتظمة حول حالة الوثائق والتقديمات المعلقة
- تتبع الموافقات المعلقة والمقاييس الأساسية
- الحفاظ على لوحات معلومات حية لرؤية إدارة المشاريع
- تقديم تحليلات حول أنشطة التحكم في الوثائق
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
التعليم والخبرة
- درجة البكالوريوس في الهندسة، أو العمارة، أو إدارة البناء، أو مجال ذي صلة
- 5-7 سنوات من الخبرة في التحكم في الوثائق في البناء أو إدارة المشاريع
- خبرة في مشاريع تجارية، سكنية، أو بنية تحتية كبيرة النطاق
- يفضل وجود دور سابق كمدير وثائق أول أو قائد
المهارات التقنية
- إجادة متقدمة في Aconex، Procore، SharePoint، أو أنظمة إدارة الوثائق المشابهة
- مهارات قوية في مجموعة Microsoft Office، وخاصة Excel
- الإلمام بـ AutoCAD أو برامج التصميم لمراجعة الرسومات
- فهم الوثائق الإنشائية بما في ذلك الرسومات والمواصفات
الكفاءات المهنية
- مهارات تنظيم استثنائية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل
- قدرات تحليلية قوية لمراجعة الوثائق
- مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة باللغة الإنجليزية
- إجادة اللغة العربية تعتبر ميزة
- إدارة الوقت عبر مشاريع متعددة
- مهارات حل المشكلات المتعلقة بالوثائق
القطاع المهني للشركة
- العقارات
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مراقب وثائق أول
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Jones Lang LaSalle
Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.