مدير مستندات أول (PHONE_NUMBER)

Client of Talentmate

كمدير مستندات أول، ستلعب دورًا حاسمًا في إدارة والإشراف على عمليات التحكم في المستندات داخل المؤسسة. ستضمن التنظيم الفعال، والتخزين، واسترجاع المستندات والسجلات الهامة، مما يلعب دورًا رئيسيًا في الحفاظ على الامتثال لمعايير الشركة والصناعة. ستتعاون مع مختلف الأقسام، لضمان أن جميع الوثائق المتعلقة بالمشاريع محدثة، دقيقة، ومتاحة للأشخاص المخولين. كمدير مستندات أول، ستقوم بإنشاء وتنفيذ عمليات التحكم في المستندات وأفضل الممارسات، وتقديم الإرشاد والتدريب لأعضاء الفريق الآخرين وأصحاب المصلحة. ستكون مهاراتك القيادية والتنظيمية ضرورية في تسهيل التواصل والتنسيق السلسين فيما يتعلق بإدارة المستندات داخل الشركة.

• تطوير وصيانة عمليات وأنظمة التحكم في المستندات لوثائق المشروع.
• ضمان الامتثال لمعايير الصناعة وسياسات الشركة فيما يتعلق بالتحكم في المستندات.
• تنسيق وتوزيع الوثائق المتعلقة بالمشاريع على الأطراف الداخلية والخارجية ذات الصلة.
• إنشاء وصيانة نظام شامل لتسمية الملفات والمستندات.
• إجراء تدقيقات منتظمة لضمان دقة وسلامة المستندات عبر الأقسام.
• تقديم التدريب والدعم للموظفين بشأن إجراءات التحكم في المستندات والبرامج.
• الإشراف على استرجاع وتوزيع وتخزين المستندات للحفاظ على الأمن والسرية.
• مراجعة ومعالجة تقديمات المستندات، لضمان الموافقة والتوزيع في الوقت المناسب.
• التعاون مع مديري المشاريع لتسهيل التحكم في المستندات خلال دورات حياة المشروع.
• إعداد وتقديم تقارير حول إحصائيات التحكم في المستندات والتحسينات للإدارة.
• تنفيذ إجراءات تصحيحية للخطأ في المستندات وضمان استمرار تحسين العمليات.
• كونك نقطة الاتصال الرئيسية للاستفسارات وحل المشكلات المتعلقة بالمستندات.

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، إدارة المعلومات، أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في التحكم في المستندات أو إدارة السجلات.
• مطلوب معرفة قوية ببرامج وأنظمة إدارة المستندات.
• مهارات تنظيمية ممتازة وانتباه للتفاصيل ضرورية لهذا الدور.
• مهارات تواصل فعالة مع القدرة على تدريب ودعم أعضاء الفريق.
• خبرة مثبتة في تطوير وتنفيذ إجراءات التحكم في المستندات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق في بيئة سريعة الخطى.