مراقب وثائق أول

Parsons Corporation

بارسونز تبحث عن موهبة مذهلة كبير مراقب مستندات للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور، ستضمن أن يتم تطبيق إطار عمل وإجراءات التحكم في المستندات في بارسونز باستمرار، مما يدعم الامتثال لمتطلبات العميل والمعايير الداخلية. هذا الدور يشرف على موظفي التحكم في المستندات، ويدير تدفقات العمل الوثائقية للمشروعات، ويعمل كنقطة الاتصال الأساسية بين فريق التحكم في المستندات، وقيادة المشروع، والوظائف الأخرى.

ما ستقوم به:

• تحديد وتقديم توصيات لتحسين العمليات الخاصة بالتحكم في المستندات للمشروعات.
• إجراء فحوصات الجودة على الوثائق لضمان الدقة، والامتثال، والكمال.
• ضمان إغلاق الوثائق المعلقة والمتأخرة.
• دعم الدروس المستفادة ومراجعات الإغلاق من خلال ضمان الأرشفة الصحيحة للوثائق واسترجاعها.
• إعداد تقارير التحكم في المستندات، ومؤشرات الأداء الرئيسية، ولوحات المعلومات لتقديمها إلى مدير التحكم في المستندات بالمشروع.
• تتبع ومراقبة أداء استرجاع الوثائق، والإجراءات المتأخرة، وأعباء العمل للفريق.
• تسليط الضوء على القضايا المتكررة أو الفجوات في العمليات وتقديم توصيات للإجراءات التصحيحية.
• تقديم المدخلات لتقارير الإدارة، والعروض التقديمية، ومراجعات الأداء.
• التصرف كحلقة وصل رئيسية بين التحكم في المستندات والهندسة، والبناء، والجودة، والعقود، وفرق تكنولوجيا المعلومات لضمان دعم الوثائق لمخرجات المشروع.
• التنسيق مع ضوابط المشروع لمواءمة مخرجات التحكم في المستندات مع الجداول الزمنية، والتقارير، وإدارة المخاطر.
• دعم مدير التحكم في المستندات بالمشروع في إعداد حزم تعبئة المشروع، والعروض التقديمية للعملاء.
• ضمان تنسيق سلس مع الأطراف الخارجية، بما في ذلك المستشارين، والمقاولين، وممثلي العملاء.
• الإشراف على استلام، وتسجيل، وتوزيع، وأرشفة مستندات المشروع.
• ضمان الاستخدام الفعال لبرامج EDMS (مثل Aconex، SharePoint، أو الأنظمة المحددة من قبل العميل).
• مراقبة والتحقق من سجلات التحكم في المستندات، والمتعقبات، وتدفقات العمل.
• دعم التسليم النهائي لحزم الوثائق بما يتماشى مع متطلبات العميل.

ما هي المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• حاصل على درجة علمية وعادة ما يكون لديه خبرة 8 سنوات على الأقل من الخبرة العملية ذات الصلة بما في ذلك أكثر من 8 سنوات من الخبرة السابقة في التحكم في المستندات.
• معرفة قوية بمنصات EDMS (Aconex، SharePoint، ProjectWise، أو أنظمة العميل).
• إجادة متقدمة في Microsoft Office وأدوات التقارير.
• مهارات قيادة، وإرشاد، وتنظيم قوية.
• القدرة على إدارة البيانات الحساسة والأذونات وفقًا لمتطلبات الأمان والامتثال.
• مهارات تواصل وإدارة أصحاب المصلحة ممتازة.
• قدرة مثبتة على التحضير والدعم للمراجعات، والمراجعات، وتفتيشات العملاء.
• القدرة على تحليل البيانات، وتوليد التقارير، وتقديم رؤى قابلة للتطبيق.
• عضو فريق يتمتع بموقف استباقي تجاه التحسين المستمر ومشاركة المعرفة.
• قدرة مثبتة على العمل تحت الضغط، وإدارة الأولويات المتنافسة، ودعم مواعيد تسليم المشاريع.