مراقب وثائق أول

JASARA Program Management Company

هذه الوظيفة تتفاعل بانتظام عبر المشاريع والمناطق الفرعية، ومع جهات الاتصال الخارجية، مثل استشاريين ومراقبة وثائق المقاولين وإدارة المشاريع. المسؤولية الأساسية هي إدارة ومراقبة جميع وثائق وسجلات المشروع طوال دورة حياتها وتوجيه مراقبي الوثائق الآخرين، حسب الحاجة.

المسؤوليات الرئيسية:

• المسؤولية العامة عن الحفاظ على معلومات المشروع/البرنامج ومعالجتها ضمن أنظمة إدارة الوثائق والمعلومات للمشروع/البرنامج، وضمان أن أي مراقبي وثائق تحت إشرافهم يحافظون على نفس الشيء.

• قد يعمل كقائد فريق، مقدماً التوجيه الفني لموظفي مستوى مراقبة الوثائق الآخرين.

• يساعد في تطوير وتحديث السياسات والإجراءات والعمليات، حسب الاقتضاء.

• يضمن تدريب المشاركين في المشروع على التطبيق العملي لأنظمة إدارة المعلومات.

• يشرف على الملفات المركزية الرئيسية وملفات المكتب الميداني، حسب الاقتضاء، لجميع الوثائق الواردة والصادرة للمشاريع/البرامج.

• يضمن أن جميع وثائق وسجلات المشروع مصنفة بشكل صحيح، ومفهرسة، وأرشفتها وفقاً للإجراءات والمعايير المعمول بها.

• مراجعة ومعالجة وثائق المشروع الواردة والصادرة مثل الرسومات، والمواصفات، والمراسلات، والتقارير، والعروض للامتثال الإداري.

• مراقبة ومراقبة مراجعات الوثائق، مع ضمان أن أحدث المراجعات متاحة لأعضاء فريق المشروع.

• يحافظ على سجلات دقيقة ومحدثة لوثائق وسجلات المشروع، بما في ذلك الإرساليات، تأكيدات الاستلام، وقوائم التوزيع.

• يدير نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، مع ضمان استخدامه وفقاً للإجراءات والمعايير المعمول بها.

• يقدم التدريب والدعم لأعضاء فريق المشروع على استخدام الـ EDMS وأدوات وأنظمة مراقبة الوثائق الأخرى.

• يضمن الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية لمراقبة الوثائق.

• يساعد في إعداد تقارير وعروض مراقبة وثائق المشروع، حسب الحاجة.

• يؤدي مهام أخرى حسبما يكلفه مدير المشروع أو موظفين كبار آخرين.