مراقب وثائق أول

Client of Talentmate

دور مراقب الوثائق الأول حاسم في ضمان الإدارة الفعالة لعمليات توثيق المنظمة. تتطلب هذه الوظيفة ليس فقط فهماً عميقاً لإدارة الملفات والأرشفة المرتبطة عادة بمشاريع متنوعة، ولكن أيضاً القدرة على الإشراف على تحسين سير العمل لأنظمة إدارة الوثائق. سيعمل مراقب الوثائق الأول عن كثب مع فرق المشروع، لضمان أن جميع وثائق المشروع مكتملة، ومحدثة، ومخزنة بشكل مناسب. كما أنهم مسؤولون أيضاً عن الالتزام بمعايير الامتثال التنظيمي وتطبيق أفضل الممارسات لتقليل المخاطر وحماية المعلومات الحساسة. قد تتطلب هذه الوظيفة التعاون مع أقسام أخرى لتنفيذ إجراءات واستراتيجيات جديدة لإدارة الوثائق التي تزيد من الكفاءة. تعتبر الدقة القوية، ومهارات التنظيم الممتازة، والنهج الاستباقي في حل المشكلات صفات أساسية للنجاح في هذه الوظيفة.

المسؤوليات

• الإشراف على إنشاء وصيانة نظام شامل لإدارة الوثائق.
• ضمان تحديث جميع الوثائق، ووضع علامات صحيحة عليها، وتخزينها بشكل آمن.
• التعاون مع مديري المشاريع لفهم متطلبات الوثائق والجداول الزمنية.
• مراقبة عمليات دورة حياة الوثائق لضمان الامتثال والإدارة الفعالة.
• تقديم التدريب والإرشاد لأعضاء الفريق حول عمليات التحكم في الوثائق.
• تطوير وتنفيذ وصيانة أنظمة وإجراءات التحكم في الوثائق.
• تنسيق توزيع الوثائق على الفرق الداخلية وضمان التحكم المناسب في الوصول.
• إجراء تدقيقات منتظمة لضمان الامتثال للمتطلبات والمعايير التنظيمية.
• تسهيل الأرشفة واسترجاع الوثائق عند الحاجة من قبل الفريق.
• تسجيل وتتبع وإدارة التعديلات والتنقيحات على الوثائق.
• توليد وتوزيع تقارير دورية حول أنشطة وأداء التحكم في الوثائق.
• التعاون مع تكنولوجيا المعلومات لحل أي مشكلات تتعلق بنظام إدارة الوثائق.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة المعلومات أو علوم المكتبات أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في أدوار التحكم في الوثائق أو إدارة السجلات.
• معرفة قوية ببرامج إدارة الوثائق وأنظمة المكتب.
• مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام كبير بالتفاصيل أمران حاسمان.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة مهام متعددة مع تحديد الأولويات في عبء العمل.
• مهارات اتصال ممتازة للتواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• الإلمام بأساليب إدارة المشاريع وأفضل الممارسات في الصناعة.