مساعد تنفيذي أول

Client of Scale Army

نظرة عامة على الدور:
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي أول لإدارة العمليات اليومية للمدير التنفيذي، بما في ذلك إدارة التقويم، تصفية البريد الإلكتروني، تنسيق المشاريع، والتواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. ستكون مسؤولاً عن الإشراف على مشاريع متعددة، ومساعدة المدير التنفيذي في المهام الشخصية والمهنية، وضمان سير العمليات الداخلية بسلاسة.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة التقويم والبريد الإلكتروني

  • إدارة تقويم المدير التنفيذي، وتحديد مواعيد الاجتماعات، والتعامل مع التعارضات، وضمان تخصيص الوقت بشكل مناسب للأنشطة الرئيسية.

  • الإشراف على وصيانة صندوق بريد المدير التنفيذي، وتحديد أولويات الاتصالات المهمة وصياغة الردود عند الضرورة.

• تنسيق وتنفيذ المشاريع

  • الإشراف على المشاريع متعددة الوظائف، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية وتخصيص الموارد بشكل صحيح.

  • إبقاء المدير التنفيذي على اطلاع بمواعيد المشاريع والتطورات، وضمان التوافق بين الأقسام.

• التواصل الداخلي والخارجي

  • صياغة وإرسال الاتصالات المهمة نيابة عن المدير التنفيذي، مثل الردود على البريد الإلكتروني، جدول أعمال الاجتماعات، وبريد المتابعة.

  • التواصل كحلقة وصل بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين، وضمان التواصل السلس.

• المساعدة الشخصية

  • إدارة المهام الشخصية للمدير التنفيذي، بما في ذلك ترتيبات السفر، والمواعيد، والمشاريع الشخصية.

  • ضمان التوازن بين المسؤوليات الشخصية والمهنية للمدير التنفيذي.

• تنسيق ودعم الفريق

  • أن تكون نقطة الاتصال بين المدير التنفيذي والفرق الداخلية، وضمان التوافق وكفاءة سير العمل.

  • تقديم المساعدة لأعضاء الفريق الآخرين وضمان توفر الموارد اللازمة.

• إدارة الاجتماعات والسفر

  • تنظيم وتنسيق وإعداد المواد للاجتماعات والمؤتمرات التي يحضرها المدير التنفيذي.

  • إجراء ترتيبات السفر والتعامل مع اللوجستيات لرحلات العمل للمدير التنفيذي.

كيف يبدو النجاح في هذا الدور:

• سير العمليات بسلاسة لتقويم المدير التنفيذي، دون أي تعارضات في المواعيد ومتابعات في الوقت المناسب على العناصر المعلقة.

• تنفيذ ناجح للمهام متعددة الوظائف وإشراف فعال على المشاريع.

• تواصل فعال يحافظ على توافق الفرق الداخلية مع أهداف المدير التنفيذي.

• إكمال المهام الشخصية والمهنية للمدير التنفيذي في الوقت المناسب وبشكل منظم.