مساعد تنفيذي أول

Scale Army

نظرة عامة على الدور:
نحن نسعى لتوظيف مساعد تنفيذي أول لإدارة العمليات اليومية للرئيس التنفيذي، بما في ذلك إدارة التقويم، تصفية البريد الإلكتروني، تنسيق المشاريع، والتواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. ستكون مسؤولاً عن الإشراف على مشاريع متعددة، ومساعدة الرئيس التنفيذي في المهام الشخصية والمهنية، وضمان سير العمليات الداخلية بسلاسة.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة التقويم والبريد الإلكتروني

  • إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، وجدولة الاجتماعات، التعامل مع النزاعات، وضمان تخصيص الوقت بشكل مناسب للأنشطة الرئيسية.

  • الإشراف على صندوق البريد الإلكتروني للرئيس التنفيذي، وتحديد أولويات الاتصالات المهمة وإعداد الردود عند الحاجة.

• تنسيق المشاريع والتنفيذ

  • الإشراف على المشاريع متعددة الوظائف، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية وتخصيص الموارد بشكل صحيح.

  • إبقاء الرئيس التنفيذي على اطلاع بجدول المشروع والتطورات، وضمان التوافق بين الأقسام.

• الاتصالات الداخلية والخارجية

  • إعداد وإرسال الاتصالات المهمة نيابة عن الرئيس التنفيذي، مثل ردود البريد الإلكتروني، جداول الاجتماعات، ورسائل المتابعة.

  • العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين، وضمان سلاسة التواصل.

• المساعدة الشخصية

  • إدارة المهام الشخصية للرئيس التنفيذي، بما في ذلك ترتيبات السفر، المواعيد، والمشاريع الشخصية.

  • ضمان التوازن بين مسؤوليات الرئيس التنفيذي الشخصية والمهنية.

• تنسيق ودعم الفريق

  • كون نقطة الاتصال بين الرئيس التنفيذي والفرق الداخلية، وضمان التوافق وكفاءة سير العمل.

  • تقديم المساعدة لأعضاء الفريق الآخرين وضمان توفر الموارد الضرورية.

• إدارة الاجتماعات والسفر

  • تنظيم، تنسيق، وإعداد المواد للاجتماعات والمؤتمرات التي يحضرها الرئيس التنفيذي.

  • إجراء ترتيبات السفر والتعامل مع اللوجستيات لرحلات العمل الخاصة بالرئيس التنفيذي.

المؤهلات:

• الخبرة

  • 5+ سنوات كمساعد تنفيذي، مع التركيز على إدارة التقويم، الاتصالات، وتنسيق المشاريع.

  • خبرة في دعم التنفيذيين على مستوى C في بيئة عالية الطلب وسريعة الحركة.

• المهارات

  • مهارات تنظيم قوية والقدرة على تحديد أولويات المهام المتنافسة.

  • مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.

  • إجادة في أدوات إنتاجية المكتب (Microsoft Office، Google Workspace).

  • اهتمام استثنائي بالتفاصيل والقدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية المعقدة.

  • عقلية استباقية مع القدرة على إدارة المهام بشكل مستقل.

كيف يبدو النجاح في هذا الدور:

• سير العمليات بسلاسة في تقويم الرئيس التنفيذي، دون أي نزاعات في الجدول الزمني والمتابعات الفورية على عناصر العمل.

• تنفيذ ناجح للمهام متعددة الوظائف وإشراف فعال على المشاريع.

• تواصل فعال يحافظ على توافق الفرق الداخلية مع أهداف الرئيس التنفيذي.

• إكمال منظم وفي الوقت المناسب لكلا المهام الشخصية والمهنية للرئيس التنفيذي.

الفرصة:
هذه فرصة ممتازة لمساعد تنفيذي أول ذو خبرة لإدارة المهام الإدارية عالية المستوى، تنسيق المشاريع متعددة الوظائف، والتعامل مع الاتصالات الداخلية. إذا كنت تزدهر في بيئة سريعة الحركة، وتنظم بشكل جيد، وتستمتع بدعم التنفيذيين على مستوى C، فإن هذه الوظيفة تقدم مجالًا للنمو والقدرة على تحقيق تأثير كبير على المنظمة.