مساعد تنفيذي أول

Scale Army

نظرة عامة على الدور:
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي أول لإدارة العمليات اليومية للرئيس التنفيذي، بما في ذلك إدارة الجدول الزمني، تصفية البريد الإلكتروني، تنسيق المشاريع، والتواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. ستكون مسؤولاً عن الإشراف على مشاريع متعددة، ومساعدة الرئيس التنفيذي في المهام الشخصية والمهنية، وضمان سير العمليات الداخلية بسلاسة.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة الجدول الزمني والبريد الإلكتروني

  • إدارة جدول الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، التعامل مع النزاعات، وضمان تخصيص الوقت بشكل مناسب للأنشطة الرئيسية.

  • الإشراف على وصيانة صندوق البريد الإلكتروني للرئيس التنفيذي، مع إعطاء الأولوية للتواصل المهم وصياغة الردود عند الحاجة.

• تنسيق وتنفيذ المشاريع

  • الإشراف على المشاريع متعددة الوظائف، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية وتخصيص الموارد بشكل صحيح.

  • إبقاء الرئيس التنفيذي على اطلاع بمواعيد المشاريع والتطورات، وضمان التوافق عبر الأقسام.

• التواصل الداخلي والخارجي

  • صياغة وإرسال الاتصالات المهمة نيابة عن الرئيس التنفيذي، مثل ردود البريد الإلكتروني، جداول الاجتماعات، ورسائل المتابعة.

  • أن تكون حلقة وصل بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين، وضمان التواصل السلس.

• المساعدة الشخصية

  • إدارة المهام الشخصية للرئيس التنفيذي، بما في ذلك ترتيبات السفر، المواعيد، والمشاريع الشخصية.

  • ضمان التوازن بين المسؤوليات الشخصية والمهنية للرئيس التنفيذي.

• تنسيق ودعم الفريق

  • أن تكون نقطة الاتصال بين الرئيس التنفيذي والفرق الداخلية، وضمان التوافق وكفاءة سير العمل.

  • تقديم المساعدة لأعضاء الفريق الآخرين وضمان توفر الموارد اللازمة.

• إدارة الاجتماعات والسفر

  • تنظيم، تنسيق، وإعداد المواد للاجتماعات والمؤتمرات التي يحضرها الرئيس التنفيذي.

  • إجراء ترتيبات السفر والتعامل مع اللوجستيات لرحلات العمل الخاصة بالرئيس التنفيذي.

المؤهلات:

• الخبرة

  • 5+ سنوات كمساعد تنفيذي، مع التركيز على إدارة الجدول الزمني، الاتصالات، وتنسيق المشاريع.

  • خبرة في دعم التنفيذيين من المستوى C في بيئة عالية الطلب وسريعة الوتيرة.

• المهارات

  • مهارات تنظيم قوية والقدرة على إعطاء الأولوية للمهام المتنافسة.

  • مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.

  • إجادة استخدام أدوات إنتاجية المكتب (Microsoft Office، Google Workspace).

  • اهتمام استثنائي بالتفاصيل وقدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية المعقدة.

  • عقلية استباقية مع القدرة على إدارة المهام بشكل مستقل.

كيف يبدو النجاح في هذا الدور:

• سير العمليات بسلاسة في جدول الرئيس التنفيذي، بدون أي تداخل في الجدول الزمني والمتابعات في الوقت المناسب على العناصر التي تتطلب اتخاذ إجراء.

• تنفيذ ناجح للمهام متعددة الوظائف وإشراف فعال على المشاريع.

• تواصل فعال يحافظ على توافق الفرق الداخلية مع أهداف الرئيس التنفيذي.

• إكمال المهام الشخصية والمهنية للرئيس التنفيذي في الوقت المناسب وبشكل منظم.

الفرصة:
هذه فرصة ممتازة لمساعد تنفيذي أول ذو خبرة لإدارة المهام الإدارية عالية المستوى، وتنسيق المشاريع متعددة الوظائف، والتعامل مع الاتصالات الداخلية. إذا كنت تزدهر في بيئة سريعة الوتيرة، وتنظم بشكل كبير، وتستمتع بدعم التنفيذيين من المستوى C، فإن هذه الوظيفة تقدم مجالًا للنمو والقدرة على تحقيق تأثير كبير على المنظمة.