كبير موظفي اللوجستيات

Terre des hommes

تعد وظيفة ضابط اللوجستيات الأول دورًا حاسمًا في تقديم الدعم اللوجستي لمكتبنا الإقليمي وفريقنا في عمان (مثل: الشراء وإدارة المخزون، أسطول المركبات، أسطول الممتلكات، توفر الموارد المادية، إلخ).

بالإضافة إلى ذلك، سيتم طلب هذا المنصب لدعم فرق اللوجستيات في بعثات مختلفة. يتطلب ذلك شخصًا استباقيًا وموجهًا نحو الحلول يمكنه التنقل في إجراءات الطوارئ، والامتثال للمانحين، والبروتوكولات الداخلية بدقة ومرونة. يعمل الضابط كحلقة وصل رئيسية بين المكتب الإقليمي في عمان والفرق، مما يضمن توقع احتياجات الإدارة واللوجستيات وتعبئة الموارد بشكل فعال.

يتطلب الدور مستوى عالٍ من الاستقلالية، والتمييز، والمرونة، فضلاً عن القدرة على التعاون عبر الإدارات ومع أصحاب المصلحة الخارجيين للحفاظ على التزام Terre des Hommes بالمساءلة، والشفافية، والمبادئ الإنسانية.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة الشراء:

• قيادة الشراء لمكتب الإقليم (RO) و، حسب الحاجة، دعم البعثات عبر المنطقة من خلال تقديم الدعم والإرشاد للبعثات الوطنية بما يتماشى مع الطلبات المعتمدة، والميزانيات، ومستويات التفويض.
• تحليل وضمان إجراء استطلاعات السوق المحلية والحفاظ على قاعدة بيانات الموردين المحليين محدثة بما يتوافق مع احتياجات ومعايير TDH (الجودة، السعر، الخدمة، الأخلاقيات، إلخ).
• ضمان ملء ملفات الشراء بشكل مناسب: التوقيعات، الحضور وصلاحية الوثائق والحفاظ على متتبعات الشراء محدثة.
• صياغة، والتفاوض، وإدارة الاتفاقيات الإطارية وعقود الخدمة لمكتب الإقليم.
• ضمان الوثائق الكاملة والمتوافقة وأرشفة جميع ملفات الشراء وفقًا لسياسة Tdh;
• تقديم حزم دفع كاملة إلى المالية وحل أي استفسارات لتمكين الدفع في الوقت المحدد.
• مراقبة مخزون RO/المستهلكات وإصدار تقارير شهرية عن المخزون لأصحاب المصلحة المعنيين

إدارة النقل:

• تخطيط ومتابعة جميع وسائل النقل الأرضية للموظفين والزوار عبر RO والبعثات، بما في ذلك النقل من وإلى المطار، والسفر بين المدن، والرحلات الإقليمية داخل الأردن.
• تصميم وتنفيذ والحفاظ على نظام طلب الحركة والتخطيط مع نموذج طلب قياسي، وإجراءات الموافقة
• مراقبة التحركات الحساسة، جدولة التحقق من الوصول، تأكيد الوصول الآمن، وإبلاغ أصحاب المصلحة المعنيين بإتمام الحركة.
• إدارة خدمة النقل المعتمدة: تنسيق وتأكيد التحركات مع المورد، التحقق من الامتثال للسائق والمركبة، تتبع الرحلات المكتملة في سجل الحركة، وتسوية فاتورة المورد كل شهر مقابل السجلات قبل تقديم الحزمة المعتمدة إلى المالية وحل أي تناقضات.
• إنتاج تقارير حركة شهرية تلخص الأحجام، والأداء في الوقت المحدد، والتكاليف، والحوادث.

تكنولوجيا المعلومات والأصول:

• تقديم الدعم الفني الأولي لمكتب الإقليم والزوار، وحل الطلبات بسرعة.
• ضمان التركيب الصحيح، والمتابعة، والترقية لمعدات تكنولوجيا المعلومات (الأجهزة، البرمجيات، الشبكة، النسخ الاحتياطي، أنظمة وأجهزة الأمان).
• الحفاظ على عمل أجهزة الكمبيوتر المحمولة، والطابعات، وأجهزة الشبكة وإصلاح الأعطال دون تأخير.
• الحفاظ على سجل دقيق للممتلكات مع العلامات، وأرقام المسلسلات، والمواقع، والأوصياء، وحالة الضمان، والحالة، وإصدار تحديثات دورية.
• قيادة الجرد السنوي الفعلي لمكتب الإقليم وإجراء فحوصات دورية؛ تسوية التباينات، وتوثيق النتائج، وإغلاق الإجراءات التصحيحية.
• تنفيذ أجهزة الكمبيوتر المحمولة والمعدات الجديدة باستخدام بناء قياسي ووضع علامات على الأصول، تليها تسليم موقّع.
• إدارة الإصلاحات، ومطالبات الضمان، والعناصر الاحتياطية.

إدارة الفعاليات

• حجز الأماكن، وغرف الاجتماعات، والوسائل السمعية والبصرية، والتموين، وتأكيد جميع الطلبات.
• ترتيب الإقامة والنقل لجميع الحضور حسب الحاجة.
• تجميع وتقديم حزمة الدفع النهائية للمالية، بما في ذلك العقود أو أوامر الشراء، تأكيدات الخدمة، والفواتير.

تشمل المسؤوليات الإقليمية:

• تقديم الدعم اللوجستي التشغيلي للبعثات الوطنية عبر منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا، بالتنسيق مع منسق اللوجستيات الإقليمي
• دعم الاستجابة للطوارئ من خلال التخطيط اللوجستي، والمصادر، والتنسيق.
• المساهمة في بناء القدرات من خلال التدريب، والدعم عن بُعد، وإدخال موظفي اللوجستيات الجدد.
• تجميع بيانات اللوجستيات والمدخلات من البعثات للتقارير والتحليل الإقليمي.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية لفريق فلسطين المتمركز في الأردن والحفاظ على سجلات جرد دقيقة في عمان لمهمة غزة وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية لـ Tdh.
• الحفاظ على أرشيف منظم وقاعدة بيانات لجميع مستندات جرد غزة مثل طلبات الشراء، أوامر الشراء، إشعارات الاستلام، قوائم التعبئة، بوليصات الشحن، التسليمات، والتقارير.

المسؤوليات المحددة:

المهارات الشخصية

• قدرة جيدة على إقامة والحفاظ على علاقات إيجابية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. الاعتمادية والاستقلالية، مع القدرة على التنظيم، واتخاذ القرارات وإدارة الصراعات على مستوى أساسي. النزاهة، والالتزام، والاهتمام.
• يظهر قدرات شخصية قوية، بما في ذلك الدبلوماسية، والاستماع النشط، وحل النزاعات.
• قادر على بناء علاقات قائمة على الثقة مع الزملاء، والشركاء، ومقدمي الخدمة.
• يحافظ على نهج تعاوني ومحترم عند العمل عبر فرق متنوعة وسياقات ثقافية.

المهارات التنظيمية

• قدرة قوية على تحديد أولويات المهام، وإدارة سير العمل المتعددة، والامتثال للمواعيد النهائية الضيقة في سياق إنساني سريع الوتيرة.
• مستوى عالٍ من الدقة والانتباه للتفاصيل في حفظ السجلات والتقارير.
• التزام قوي بالتمسك بسياسات المنظمة، وتنظيمات المانحين، والمعايير الأخلاقية.