مساعد مكتب أول

CBRE Excellerate

الهدف الرئيسي / الغرض من الوظيفة:

يتطلب الدور نهجًا استباقيًا، مع مهارات قوية في التواصل والتحليل، والذي يقدم دعمًا شاملاً في جميع مجالات الأعمال، بما في ذلك الاتصالات والإدارة ورضا العملاء وكذلك يشعر بالراحة في العمل في بيئة مكتبية تحت ضغط عال.
إدارة مرافق المبنى بما في ذلك إدارة الموردين، وضمان أن الموقع نظيف وآمن، وأنني قادر على العمل بكفاءة.

سلطة اتخاذ القرار
تمتلك هذه الوظيفة السلطة لـ:

• تنفيذ جميع مجالات الأداء الرئيسية كما هو مذكور في هذه الوثيقة ووفقًا لإطار موافقة الشركة وسياسات وإجراءات العملاء.
• المسؤوليات الإشرافية تتضمن قيم RISE لشركة CBRE
• 100% من التدريب الإلزامي للنفس
• الامتثال لسياسات وإجراءات CBRE Excellerate

الخبرة / التعليم

• الصف 12/الشهادة الثانوية
• خبرة ذات صلة لا تقل عن 4-5 سنوات
• درجة البكاليريوس في إدارة المكاتب ميزة
• معرفة بأنظمة الإدارة المكتبية

المهارات المطلوبة

• مهارات التواصل
• مهارات تنظيمية
• إدارة الوقت
• القدرة على التكيف
• الذكاء التكنولوجي
• السرية
• مهارات حل المشكلات
• مهارات التعامل مع الآخرين
• الاهتمام بالتفاصيل
• قدرات تحديد الأولويات
• إجادة تعدد المهام
• الحساسية الثقافية والوعي بالتنوع
• الفطنة المالية

المعرفة المطلوبة

• ترتيبات السفر والموارد
• تخطيط الفعاليات
• حزم إدارة المكاتب
• التطبيقات المالية
• إدارة خدمة العملاء

الكفاءات المطلوبة

• الموقف الإيجابي
• القدرة على إنشاء علاقات عمل
• التوجه نحو النتائج وتحقيق المواعيد النهائية
• الدافع، قوة الإرادة والاستمرارية
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات التنظيم القوية
• القدرة على العمل تحت الضغط
• المبادرة وحل المشكلات
• توجه خدمة العملاء
• ضمان الجودة
• وعي الأعمال في إدارة المرافق

المسؤوليات الرئيسية

الاستقبال

• العمل كنقطة اتصال بين المدير والعملاء الداخليين/الخارجيين
• تصفية وتوجيه المكالمات الهاتفية وتوزيع المراسلات
• تقديم خدمة الترحيب لجميع الزوار، إصدار البطاقات، إبلاغ الزملاء أو توجيههم إلى غرفة الاجتماعات.
• استقبال والرد على استفسارات وطلبات دعم المرافق/المكتب من الزملاء والمقاولين والزوار؛ نشر أو اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأن الطلب وفقًا لذلك.
• متابعة الطلبات، ضمان الحل في الوقت المناسب وتقديم التغذية الراجعة.
• استقبال وتوقيع البريد والتسليمات الأخرى، إبلاغ المستلمين وضمان التسليم في الوقت المحدد.
• تشغيل مركز التحويل (إذا كان ذلك ممكنًا)، التعامل مع الاستفسارات الهاتفية العامة، ونقل الرسائل إلى الزميل المناسب.