ضابط أول دعم الإيجارات DUBAI PROPERTIES GROUP LLC

• العمل كمدير أول ومنسق لمكتب إدارة المراكز التجارية، والتواصل بفعالية مع الزملاء، وإقامة علاقات عمل فعالة، وتقديم الدعم الإداري الكامل.
• تسجيل وتتبع تقدم الأنشطة اليومية ذات الصلة بإدارة المراكز التجارية لتوفير المعلومات لمدير المركز لاتخاذ قرارات مستنيرة.
• تنسيق وجمع تقارير الميزانية (OPEX & CAPEX) من الإدارات ذات الصلة على أساس أسبوعي/شهري.
• المساعدة في إعداد توقعات الحركة والإيرادات وتقديمها لمدير المركز.
• إعداد وإدارة الاتصالات الصادرة، والمذكرات، والرسائل، والبريد الإلكتروني للأصل.
• مراقبة نمو قاعدة البيانات الشهرية وتحليل انخفاض/زيادة المبيعات/الحركة لحملات التسويق.
• دعم مدير المركز في إعداد الاجتماعات، وحضور الاجتماعات، وتدوين المحاضر عند الحاجة.
• استقبال المكالمات والرد في الوقت المناسب على الاستفسارات المتعلقة بخدمات إدارة المراكز التجارية وأي قضايا تتعلق بخدمات المراكز التجارية لضمان تصعيد القضايا الحرجة في الوقت المناسب إلى مدير المركز أو الموظفين المعنيين لتقديم خدمة عملاء فعالة لجميع المستأجرين.
• دعم الفريق في تحديث قاعدة بيانات جميع أنشطة خدمات المراكز التجارية، والأسعار، وإيجارات التجزئة، واللوائح الإيجارية ذات الصلة، وما إلى ذلك، وضمان تسجيل المعلومات بدقة.
• تنسيق واستقبال طلبات المستأجرين، بما في ذلك طلبات تصاريح العمل، عبر مركز الاتصال وتوزيعها على الفرق المناسبة، مثل علاقات المستأجرين أو الفريق الفني، في حال كانت الطلبات فنية لضمان معالجتها في الوقت المناسب.

التقارير

• المساعدة في إعداد خطط العمل للأصل والعروض التقديمية التحليلية لنهاية السنة أو أي تقارير أخرى ذات صلة.
• مساعدة مدير المركز في إعداد تقارير إدارة الأصول الشهرية للإدارة للإبلاغ عن أداء الأصل والتقدم في مختلف المبادرات كما هو مخطط له في بداية السنة.
• دعم مدير المركز في إعداد تقارير الأداء المالي المتعلقة بالمستأجرين/العملاء لتحديد مقدار الديون المستحقة، والحالة المتعلقة بنفقات CAPEX أو OPEX ومدخرات التكاليف، إلخ.
• إعداد تقارير المبيعات الرئيسية الشهرية وتقارير تصنيف المستأجرين وتقديمها لمزيد من الإجراءات.
• إعداد تقارير النفقات الشهرية ومشاركتها مع مدير المركز.
• مراجعة تقارير المبيعات الخاصة والتأكد من دقة البيانات المستلمة من موظفي علاقات المستأجرين.
• تتبع ومراجعة تقارير التشغيل والحركة ومواقف السيارات لتقديم تحليل تجاري دقيق.
• إعداد أي تقارير تتعلق بالموارد البشرية، الجداول الأسبوعية، إجازات سنوية/تعويضية/مرضية، ومتتبعات تفاصيل الموظفين.

المالية

• إعداد وتقديم جميع الفواتير إلى المالية، وتتبع عملية الدفع، والعمل كنقطة اتصال رئيسية بين موردي الأصل وقسم المالية.
• تنفيذ طلبات الشراء عبر Oracle للمكتب والطلبات الإدارية وتقارير ووظائف أخرى مبنية على Oracle.
• تنفيذ طلبات الشراء عبر YARDI / Zycus وتقارير أخرى مبنية على Oracle.

إدارة الوثائق

• تتبع واستقبال ومتابعة وثائق الامتثال الخاصة بالمراكز والمستأجرين. إعداد الملف وتسجيل جميع الوثائق الرسمية ودعم فريق علاقات المستأجرين في الحفاظ على سجلات محدثة لجميع وثائق المستأجرين.
• تتبع وجمع جميع بيانات مبيعات المستأجرين.
• صياغة رسائل المستأجرين / المذكرات الداخلية.
• تتبع المخزون وضمان دقة سجلات وحدات العقار ومساحاته.