موظف أول - المدفوعات Gulf Air

تأكد من أن فواتير الموردين تم استلامها، وتسجيلها، والتحقق منها، والتحقق منها، وتخصيصها، ومطابقتها، وشهادتها، والموافقة عليها بشكل صحيح وفي الوقت المناسب.

التحقق من فواتير الموردين في نظام المدفوعات أوراكل بعد التأكد من أن الفواتير قد تم التحقق منها وموافقتها وفقًا لإجراءات الشركة وحدود السلطة.

التواصل مع قسم الخزينة لضمان دفع المدفوعات في الوقت المحدد دون الإضرار بصورة الشركة أو التسبب في خسارة مالية، وأن الالتزامات التعاقدية قد تم الوفاء بها.

تأكد من أن حساب الاستحقاق للحسابات الدائنة قد تم تسويته، وأن الإجراءات اللازمة للتسوية قد تم اتخاذها.

تأكد من أن الحسابات قد تم فتحها وتعديلها وإغلاقها بشكل صحيح للموردين.

تأكد من أن حسابات الموردين والتعاملات ذات الصلة وحسابات الموظفين قد تم تسويتها شهريًا وأن العناصر المعلقة في التسويات قد تم تسويتها على الفور.

تأكد من أن كشف حسابات الموردين قد تم تسويته مع الأرصدة حسب دفاتر الموردين لشركة الخليج شهريًا وتأكد من أن العناصر المعلقة في التسويات قد تم تسويتها على الفور.

تسوية حساب المدفوعات المسبقة لموردي التجارة والأطراف ذات الصلة والموظفين شهريًا وتأكد من تسوية العناصر المعلقة في التسويات.

تسوية حسابات ضريبة القيمة المضافة شهريًا وتأكد من أن جميع الفواتير المرسلة إلى مراكز التكلفة والعناصر المعلقة في التسويات قد تم تسويتها على الفور.

تأكد من أن جميع الوثائق ذات الصلة المتعلقة بالموردين قد تم حفظها وتأمينها.

الحفاظ على ملف الموردين الرئيسي في نظام المدفوعات أوراكل.

تقديم الدعم لمستخدمي نظام الحسابات الدائنة، والمساعدة في التدريب، وحل الاستفسارات اليومية.

تأكد من أن نوع الدفع الصحيح قد تم تحديده في نظام المدفوعات أوراكل لدفع الفواتير.

القيام بالتحقيقات / الأعمال العارضة حسب طلب مدير الحسابات الدائنة والمدير الأول للمحاسبة المالية.

التعامل مع البريد اليومي وتوزيع الوثائق على الموظفين المعنيين.

مراقبة عناصر الميزانية العمومية المتعلقة بالموردين لضمان أن الأرصدة في الحسابات معقولة وفي مستوى مقبول.

الاستجابة لاستفسارات الموظفين وشرح / توضيح أي مناطق رمادية لضمان سير العمل بسلاسة.

المساعدة في إغلاق الحسابات في نهاية الشهر ونهاية السنة.

تقديم المعلومات اللازمة لمدير الحسابات الدائنة / المدير الأول للمحاسبة المالية بشأن الأرصدة المدينة في حسابات الموردين لتسهيل الاستردادات.

المساعدة في إجراء المخصصات اللازمة في دفاتر الحسابات بشأن الأرصدة المدينة في حسابات الموردين التي يُشك في إمكانية استردادها.

مساعدة المدققين الداخليين والخارجيين للشركة. مراجعة والتعليق على توصيات التدقيق المتعلقة بالحسابات الدائنة وضمان تنفيذ التوصيات المتفق عليها.

مراجعة حسابات الموردين وتحليل أعمار أرصدة الموردين وإبراز أي شذوذات لو مدير الحسابات الدائنة / المدير الأول للمحاسبة المالية.

التواصل الوثيق مع الأقسام لمراقبة العقود / الأسعار والتأكد من أن التصديق والموافقة على الفواتير تتم وفقًا لحدود السلطة.

التحقق من الفواتير غير المخصصة وتقارير المدفوعات المسبقة والتأكد من أن الفواتير قد تم تخصيصها / تطبيقها بشكل صحيح وفي الوقت المناسب.

الإشراف على إعداد تسويات الحسابات المتعلقة بقسم الحسابات الدائنة والتأكد من اتخاذ إجراءات سريعة لتسوية العناصر المعلقة.

تحديث الملفات المتعلقة بعقود الموردين باستمرار والتأكد من أن الفواتير المستلمة بدون عقود صالحة يتم التعامل معها وفقًا للإجراءات المحددة.

تقديم الإرشادات والمساعدة للموظفين في فهم الأدلة المالية وتفسير قواعد / إجراءات IATA.

تأكد من التحقيق في الاحتياجات الإدارية للموظفين، وتوصية بطلبات الإجازات بناءً على ظروف العمل، وتوصية بطلبات المواد المكتبية، وطلبات الخصومات وما شابه، وتقييم تقدم الموظفين وإنتاجيتهم، وفرض التدابير التأديبية، وتوصية بتأكيدات الوظائف، والزيادات والترقيات في الحالات المستحقة.

يجب على حامل الوظيفة أن يعمل كداعم احتياطي للتحكم / مراقبة عمليات نظام الحسابات الدائنة. تشمل الوظائف / المسؤوليات الإضافية الرئيسية كداعم احتياطي ما يلي:-