كبير مساعدي البرامج (IBG)

International Organization for Migration

تحت التوجيه العام لرئيس البرامج والإشراف المباشر لمدير البرنامج (الهجرة وإدارة الحدود)، سوف يدعم كبير مساعدي البرامج (IBG) التنفيذ الفعال لبرامج الهجرة وإدارة الحدود في لبنان. ستركز هذه الوظيفة على التنسيق والمتابعة للأنشطة المتعلقة بالبنية التحتية وتوفير المعدات والبرمجيات للسلطات اللبنانية، مع ضمان الدعم الإداري واللوجستي والعملي في الوقت المناسب.

المساعدة في التخطيط والتنسيق والتنفيذ ومراقبة أنشطة المشروع، وخاصة تلك المتعلقة بدعم المعدات والبنية التحتية لوكالات إدارة الحدود الوطنية.

• تجميع وتلخيص وتحليل وتقديم المعلومات/البيانات المتعلقة بأنشطة دعم البنية التحتية والمعدات والبرمجيات وتقديمها بشكل واضح، مع تسليط الضوء على القضايا الرئيسية للمشرف.
• مراقبة تنفيذ الميزانية للأنشطة المعينة، بما في ذلك تتبع النفقات المتعلقة بالأعمال والسلع والأدوات التقنية، واقتراح التعديلات حسب الحاجة.
• العمل كنقطة اتصال للتنسيق الإداري لتنفيذ المشروع، بما في ذلك التواصل المكثف مع وحدة المشتريات واللوجستيات لبدء طلبات الشراء والحصول على التصريحات اللازمة، ومتابعة الإجراءات الإدارية، وما إلى ذلك.
• إعداد تقارير الحالة وتسليط الضوء على التأخيرات أو الفجوات في الأنشطة المتعلقة بالبنية التحتية أو المعدات أو البرمجيات؛ رفع القضايا إلى المشرف واقتراح تدابير تصحيحية.
• صياغة المراسلات المتعلقة بقضايا المشروع؛ إعداد وتحديث التقارير، والملاحظات الإرشادية، والرسوم البيانية، والجداول الإحصائية، المتعلقة بتسليم المعدات والأعمال الصغيرة وإطلاق البرمجيات.
• الرد على طلبات المعلومات والاستفسارات المعقدة والحفاظ على سجلات تفصيلية للمشروع، بما في ذلك الجرد وتقارير زيارة الموقع، وإشعارات التسليم، والوثائق المتعلقة بالأنظمة المثبتة.
• المشاركة في الاجتماعات والمؤتمرات؛ الحفاظ على تواصل فعال وتنسيق مع السلطات المحلية والشركاء ووكالات الأمم المتحدة والمنظمات الحكومية وغير الحكومية والمانحين وغيرهم من المعنيين المشاركين في أنشطة دعم البنية التحتية أو المعدات.
• مراقبة عمل الشركاء المنفذين والإبلاغ عن أي عدم امتثال أو تأخيرات للمشرف.
• تقديم مدخلات لتطوير إجراءات التشغيل القياسية (SOP) والأوراق المفاهيمية، وخاصة تلك المتعلقة بإدارة المعدات، وعمليات البنية التحتية الأساسية وإطلاق البرمجيات.
• تقديم التوجيه/التدريب والمساعدة في تنسيق ومراقبة عمل الموظفين الآخرين في الوحدة؛ قد يشرف على موظفين آخرين كما هو مطلوب.
• أداء واجبات أخرى ذات صلة كما هو مطلوب.