أخصائي أول في الشؤون الأمريكية والمحيط الهادئ

UAE Accountability Authority

الهدف المهني

تعزز الإدارة وتحافظ على العلاقات الاستراتيجية للمنظمة من خلال إدارة البروتوكولات الفعالة، والمشاركة مع أصحاب المصلحة، والشراكات الرسمية. ينظم ويشرف على المراسم الرسمية والاجتماعات الدبلوماسية وزيارات الوفود وفقا للقيم الثقافية لدولة الإمارات العربية المتحدة والمعايير الدولية. كما يدير القسم الشراكات المحلية والعالمية، ويسهل توقيع وتنفيذ الاتفاقيات، ويسعى باستمرار إلى فرص التعاون المتوافقة مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. من خلال التواصل الاستباقي وإدارة البروتوكولات، يعزز القسم حضور المنظمة وسمعتها وشبكة علاقاتها.

المهام والمسؤوليات

المسؤوليات العامة

1.          تطوير الخطط الاستراتيجية والتشغيلية السنوية للقسم، بما في ذلك مؤشرات الأداء الرئيسية، والمبادرات، والمشاريع، والأنشطة، وسجلات المخاطر.

2.         المساهمة في تطوير وتحديث السياسات والإجراءات واللوائح الداخلية بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات الصلة.

3.         إعداد ميزانية الوزارة السنوية وخطط المشتريات، ومراقبة النفقات بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية لضمان تلبية الاحتياجات التشغيلية مع دعم تحقيق الأهداف الاستراتيجية للهيئة الحكومية للمحاسبة في الإمارات.

4.         مراقبة تنفيذ المبادرات الاستراتيجية والتشغيلية المعتمدة بالتنسيق مع الجهات المعنية.

5.         الإشراف على تنفيذ عقود الخدمات المتعلقة بوظائف الإدارة ونطاق عملها.

6.         أداء أي مهام أخرى تكلف بها القيادة ضمن نطاق مسؤوليات القسم.

المسؤوليات التشغيلية

1.          الحفاظ على سجل للشركاء الحاليين والمحتملين، مع تحديد نوع الشراكة وغرضها.

2.         إجراء تقييمات دورية للشراكات القائمة لضمان تحقيقها لأهدافها المرجوة.

3.         السعي المستمر لتحديد شركاء جدد وبناء علاقات وشراكات تعزز دور الوكالة ضمن مجالات اختصاصها.

4.         متابعة المشاريع المشتركة مع الكيانات المناظرة في الدول التي تقع ضمن اختصاص الوزارة، والتأكد من تحقيق الأهداف المتفق عليها.

5.         تقييم الشراكات بشكل دوري، وتطوير حلول وتوصيات لتحسينها وتعظيم قيمتها.

6.         إعداد تقارير دورية عن الشراكات القائمة والإنجازات والتحديات، وتقديمها للقيادة للمراجعة والإرشاد.

7.          إعداد ملخصات وعروض تنفيذية، بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية وفرق العمل المعنية، للزيارات والاجتماعات، والتأكد من توزيعها على الأطراف المعنية قبل الزيارة.

8.         إعداد وتحديث سجل الزيارات والاجتماعات في الأنظمة المستخدمة، متابعة تنفيذ توصيات الاجتماعات، وتقديم تقارير دورية عنها.

9.         إعداد جداول الاجتماعات، تسجيل وتوثيق المحاضر بما في ذلك التوصيات، ومتابعة تنفيذ التوصيات بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية وفرق العمل المعنية.

10.       التنسيق مع الوحدات التنظيمية ومجموعات العمل ذات الصلة بشأن الزيارات والمشاركات التي تشمل الكيانات المقابلة في الدول الواقعة ضمن اختصاص الوزارة.

11.        الحفاظ على سجل للأحداث المهمة للدول الواقعة ضمن اختصاص الوزارة، وإعداد المذكرات والمراسلات مثل رسائل التهنئة والتعزية وما شابه، بهدف الحفاظ على علاقات إيجابية وودية.

الكفاءات التقنية هي المعرفة والمهارات والقدرات الخاصة بالوظيفة المطلوبة لأداء مهام أو وظائف متخصصة بفعالية ضمن دور أو مجال معين.       

تشمل إجراءات البروتوكول تنسيق وإدارة البروتوكولات الدبلوماسية، بما في ذلك المراسم الرسمية، والسوابق الدبلوماسية، والفعاليات الرسمية، لضمان الالتزام بالمعايير والتقاليد الدبلوماسية.  

تشمل خدمات تنسيق البروتوكول وكبار الشخصيات التخطيط والتنظيم وتنفيذ الفعاليات الدبلوماسية، مثل الزيارات الرسمية، والمراسم الرسمية، والاستقبالات، والتعامل مع ترتيبات البروتوكول، وخطط المقاعد، وقوائم الضيوف، بما في ذلك الشخصيات المهمة. 

تشمل الاتصالات بين الثقافات التواصل وبناء العلاقات عبر خلفيات ثقافية متنوعة لتعزيز التعاون والتفاهم الدولي، وضمان تفاعلات فعالة ومحترمة.          

العلاقات العامة هي إدارة الصورة العامة للمنظمة، بما في ذلك إدارة الفعاليات، والعلاقات الإعلامية، واستراتيجيات التواصل لتعزيز السمعة وزيادة تفاعل أصحاب المصلحة.       

تشمل حوكمة سياسات البروتوكول صياغة وتنفيذ وتنفيذ السياسات والإرشادات البروتوكولات لضمان الامتثال للمعايير والممارسات المعتمدة.  

المتطلبات والمؤهلات

المؤهلات الأكاديمية: 

درجة البكالوريوس في العلاقات الدولية أو مجال ذي صلة.

درجة الماجستير في مجال ذي صلة

الخبرة المهنية:  4-6 سنوات

الشهادات المهنية:

شهادة مشرف محترف معتمد

شهادة منظم الاجتماعات المعتمدة

إتقان اللغة:  الطلاقة في العربية والإنجليزية