أخصائي - تلبية احتياجات العملاء

Precision Group

المسؤوليات الوظيفية

إدارة الطلبات وتلبية احتياجات العملاء

• إدارة دورة حياة الطلب من الإدخال إلى التسليم بما في ذلك إدخال الطلبات والتحقق والمعالجة والتتبع والتلبية.
• ضمان الحجز في الوقت المناسب والدقيق لطلبات الشراء الخاصة بالعملاء في أنظمة ERP وفقًا للجداول الزمنية للخدمة المتفق عليها.
• مراقبة حالة الطلبات وتقدم الإنتاج وجداول التسليم لضمان التلبية في الوقت المحدد.
• التنسيق مع فريق تخطيط الإنتاج واللوجستيات لضمان توفر السلع النهائية وجاهزيتها للإرسال.
• التواصل مع العملاء بشكل استباقي بشأن تأكيدات الطلبات والتغييرات والتأخيرات وتفاصيل الشحن.
• إدارة متطلبات العملاء المتعلقة بمواصفات المنتجات والتغليف وأوقات التسليم وجداول التسليم.
• دعم وثائق الشحن للتصدير / المحلي حيثما كان ذلك مناسبًا.

علاقة العملاء والتميز في الخدمة

• كونك نقطة الاتصال الرئيسية للعملاء بشأن حالة الطلبات والجداول الزمنية للتسليم وتوفر المنتجات وطلبات الخدمة.
• الحفاظ على علاقات عمل قوية مع العملاء الرئيسيين لضمان التميز في الخدمة واستمرارية الأعمال.
• الرد على استفسارات العملاء والشكاوى ومشاكل الخدمة ضمن SLAs المحددة.
• التنسيق لحل مشكلات العملاء المتعلقة بالجودة أو التسليم أو الوثائق عبر الوظائف المختلفة.
• إجراء استبيانات دورية لرضا العملاء والحفاظ على سجلات ملاحظات العملاء.

الإنتاج وتنسيق الطلبات

• العمل عن كثب مع المبيعات لالتقاط توقعات العملاء ومتطلبات الطلب.
• التنسيق مع تخطيط الإنتاج لضمان التوافق بين طلبات العملاء وقدرة التصنيع.
• مراقبة دقة التوقعات ودعم أنشطة تخطيط الطلب.
• المساعدة في إدارة أولوية الطلبات والالتزامات المتعلقة بالتسليم بناءً على جداول الإنتاج.

الدعم في الجودة والامتثال

• التنسيق مع ضمان الجودة لضمان إصدار الوثائق المطلوبة في الوقت المناسب (مثل COA، وثائق الامتثال للمنتج، المواصفات).
• دعم التحقيقات في شكاوى العملاء والمتابعات لإجراءات التصحيح.
• ضمان الامتثال لمعايير الجودة والسلامة الغذائية (حيثما كان ذلك مناسبًا) والمعايير التنظيمية ذات الصلة بتصنيع التغليف.
• الحفاظ على تتبع كامل لطلبات العملاء والوثائق والسجلات. لضمان أن جميع العمليات والإجراءات والأنشطة تلبي وتتوافق مع المعايير المعتمدة بموجب ISO وإجراءات الإدارة للشركة.

اللوجستيات وتنسيق الشحن

• التنسيق مع اللوجستيات لتخطيط الشحن وجداول الإرسال وتتبع التسليم.
• ضمان دقة وثائق الشحن والتواصل مع العملاء.
• مراقبة أداء التسليم وتصعيد المخاطر التي تؤثر على الالتزامات تجاه العملاء.

إدارة البيانات والتقارير

• الحفاظ على دقة بيانات العملاء والطلبات والخدمات في أنظمة ERP.
• توليد تقارير عن أداء تلبية الطلبات ومستويات الخدمة وشكاوى العملاء.
• مراقبة مقاييس أداء الخدمة بما في ذلك التسليم في الوقت المحدد ودقة الطلبات وأوقات حل الشكاوى ومستويات رضا العملاء لضمان التميز في الخدمة والتحسين المستمر.

امتثال العمليات والتحسين المستمر

• ضمان الالتزام والامتثال للإجراءات القياسية، ومتطلبات السلامة والجودة وسلامة الأغذية والبيئة كما هو محدد في نظام إدارة QHSE العالمي مع الالتزام الصارم بمعيار ISO والسلطات التنظيمية المحلية.
• المشاركة في مبادرات تحسين العمليات المتعلقة بخدمة العملاء وعمليات سلسلة الإمداد.
• تحديد فجوات الخدمة والتوصية بتحسينات للعمليات لتحسين الكفاءة وتجربة العملاء.
• البقاء على اطلاع بالتطورات في أدوات خدمة العملاء وأنظمة ERP/CRM وممارسات الخدمة التصنيعية.
• أداء أي وظيفة / مهمة أخرى يكلف بها المدير لتحقيق أهداف القسم.