مساعد شخصي كبير

Client of Hire Lebanese

نظرة عامة على الوظيفة

نحن نبحث عن شخص منظم للغاية، استباقي، وذو تفاصيل دقيقة لتقديم دعم شامل لمديرنا التنفيذي. هذه وظيفة حيوية تتطلب مهارات تنظيم استثنائية، وسرية، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة عمل عالمية سريعة. المرشح المثالي سيكون شريكًا استراتيجيًا يتنبأ بالاحتياجات، ويبسّط سير العمل، ويمكن المدير التنفيذي من التركيز على الأولويات الاستراتيجية.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة الجدول الزمني والاجتماعات

إدارة الجدول الزمني المعقد للمدير التنفيذي عبر مناطق زمنية متعددة، وتنسيق الاجتماعات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. ستقوم بإعطاء الأولوية لطلبات الاجتماعات المتضاربة، وحل النزاعات في الجدولة، وإعداد جداول الأعمال، والمواد، والوثائق الخاصة بالاجتماعات. الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع الالتزامات والمواعيد النهائية أمر ضروري لهذه الوظيفة.

تنسيق السفر

تنظيم السفر التجاري المحلي والدولي، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، ووسائل النقل الأرضية. إعداد جداول سفر مفصلة وترتيبات لوجستية، والتعامل مع طلبات التأشيرات والوثائق السفر، وتنسيق اللوجستيات لكل من السفر مع المدير التنفيذي والسفر المستقل. ستقوم أيضًا بإدارة نفقات السفر وضمان الامتثال لسياسات الشركة.

الاتصالات والمراسلات

إدارة صندوق بريد المدير التنفيذي عن طريق تمييز الرسائل العاجلة وتصنيف الاتصالات غير الحرجة. صياغة، وتحرير، وتدقيق المراسلات المهنية، والتقارير، والعروض التقديمية. إعداد محاضر الاجتماعات وتتبع عناصر العمل مع الحفاظ على سرية المعلومات التجارية الحساسة. العمل كنقطة اتصال بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

الدعم الإداري

إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والمستندات التجارية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل. الحفاظ على أنظمة ملفات منظمة (كل من المادية والرقمية)، وإدارة قواعد البيانات، وضمان دقة البيانات. التعامل مع السجلات السرية والوثائق الحساسة، ودعم التخطيط والتنسيق للفعاليات حسب الحاجة.

إدارة التكنولوجيا والرقمنة

إدارة ملف LinkedIn الخاص بالمدير التنفيذي وحضوره الرقمي. استخدام أدوات إدارة المشاريع ومنصات الاتصال مثل Outlook، Google Calendar، Microsoft Teams. استكشاف وتنفيذ الحلول التكنولوجية لتحسين الكفاءة، والحفاظ على تحديث أنظمة الشركة وقواعد البيانات، وتعلم أدوات البرمجيات الجديدة بسرعة وكفاءة.

الدعم الاستراتيجي

تحديد فرص تحسين العمليات وتحسين سير العمل. إنشاء أنظمة وأدوات لتبسيط العمليات وتوقع احتياجات المدير التنفيذي لتقديم الدعم الاستباقي. دعم التخطيط الاستراتيجي والمبادرات التجارية، والتنسيق بين الأقسام وأصحاب المصلحة الخارجيين لضمان التواصل السلس.

إدارة الأزمات

التعامل مع الطلبات العاجلة في اللحظة الأخيرة بهدوء وكفاءة. إدارة الحالات التي تتطلب ضغطًا عاليًا والمواعيد النهائية الضيقة، دعم الاتصال والتنسيق في الأزمات حسب الحاجة، والحفاظ على الاحترافية وهدوء الأعصاب تحت الضغط.

المؤهلات المطلوبة

الخبرة

خبرة لا تقل عن 10 سنوات كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي لكبار التنفيذيين. سجل مثبت في دعم القيادة على مستوى C في بيئات العمل العالمية السريعة. خبرة في إدارة الجداول المعقدة، وتنسيق السفر، والعمليات الإدارية. القدرة المثبتة على العمل بشكل مستقل واتخاذ القرارات نيابة عن المدير.

المهارات التقنية

إتقان خبير في Microsoft Outlook، Google Calendar، وأنظمة إدارة الجدول الزمني. إتقان قوي في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint). خبرة في أدوات إدارة المشاريع والاتصالات (Teams، إلخ). كفاءة في إدارة البريد الإلكتروني، وأنظمة قواعد البيانات، والتنظيم الرقمي. متعلم سريع مع القدرة على إتقان أدوات البرمجيات الجديدة بكفاءة.

الخصائص الشخصية

مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية مع اهتمام بارز بالتفاصيل والدقة. عقلية استباقية وتنبؤية مع قدرات قوية في حل المشكلات. مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي وقدرات قوية في بناء العلاقات. القدرة على الحفاظ على السرية والسرية مع المعلومات الحساسة. هدوء الأعصاب تحت الضغط؛ القدرة على التكيف مع الضغوط. الالتزام بالتميز والذهاب إلى الميل الإضافي..

التوفر

استعداد للعمل بعد ساعات العمل الرسمية (في المساء، وعطلات نهاية الأسبوع) عند الحاجة. المرونة للسفر في بعض الأحيان مع المدير التنفيذي. القدرة على الاستجابة بسرعة للطلبات العاجلة. التوفر الفوري أو القريب من الفوري مفضل.

المؤهلات المفضلة

الخبرة في مجال البناء مفضلة. القدرات متعددة اللغات (العربية، الإنجليزية، الفرنسية) محل تقدير. وثائق سفر دولية سارية (جواز سفر)