معاون سلسلة التوريد

International Organization for Migration

تحقق من أن إجراءات الشراء المحلية موجودة ويتم اتباعها وفقًا لسياسة الشراء الخاصة بالمنظمة الدولية للهجرة واللوائح والإجراءات ذات الصلة الأخرى.

قدم الدعم والنصائح والمساعدة في شراء السلع/الخدمات للبعثة. تقديم الخيار الأفضل في الأسواق المحلية والدولية، وتحسين القوة الشرائية.

قم بتنفيذ العمليات اليومية للخدمات التالية:

• استلام نموذج طلب الشراء (PRF) والتأكد من أن جميع المعلومات الضرورية المتعلقة بالمواصفات، والتبريرات، وWBS وتواريخ التسليم المتوقعة صحيحة؛
• تحديد الموردين المحتملين وإصدار طلبات الأسعار (RFQ)؛
• تحليل، وتقييم، ومقارنة العروض على ورقة تحليل العروض (BAS)؛ والتوصية للطالب المعني. منح الطلبات للموردين المختارين الذين يمكنهم تلبية المواصفات بأفضل عرض لهم؛
• إعداد أمر الشراء (PO) مع المعلومات الضرورية عن رموز الأصول والمواصفات والكمية والعملية وتواريخ التسليم والمدفوعات وتفاصيل عقد المورد؛
• استلام وفحص السلع/الخدمات وفقًا لمواصفات PO وأن جميع السلع في حالة جيدة؛
• التسليم إلى الوجهة النهائية؛
• التأكد من استلام جميع الوثائق الداعمة المتعلقة بالشحن الداخلي وعبر الحدود بشكل كامل؛
• إعداد طلبات الدفع ومتابعة مع المالية؛
• الحصول على الموافقات كما هو مطلوب في المصفوفة؛
• تسجيل وتحديد العملية المذكورة أعلاه في PRISM كما هو مطلوب؛
• عمل نسخ إلكترونية من مستندات الشراء واللوجستيات/الأرشفة

متابعة حالة أوامر الشراء وإبقاء الطالب على اطلاع بالوقت المقدر للتسليم أو أي تغييرات قد تؤثر أو تعدل شروط التسليم المحددة مسبقًا؛

تنظيم الشحنات، وخدمات البريد، وترتيبات التخليص الجمركي، وإعداد الوثائق الداعمة ذات الصلة، وجميع التنسيقات اللازمة مع السلطات، والتنفيذ، وإجراءات المتابعة.

مراقبة مستلزمات المكتب بما في ذلك إدارة غرفة المخزون والاحتفاظ بسجل لتوزيع المستلزمات وتجديد المخزون في الوقت المناسب.

تقديم الدعم في الشراء لجميع الطلبات المتعلقة بالأسطول، بما في ذلك جدول صيانة المركبات، وشراء المعدات، والتأمين، وما إلى ذلك؛

التحقق بانتظام من تحديث تغطية التأمين للبعثة، والاتفاقيات المتعلقة باللوجستيات، واتفاقيات الإيجار لضمان التجديد في الوقت المناسب.

التأكد من الإغلاق الشهري المناسب لأوامر الشراء المفتوحة وطلبات الشراء، والأصول غير المكتسبة من خلال PRISM؛

المساعدة في صياغة اتفاقيات الخدمة وفقًا لقوالب المعايير الخاصة بالمنظمة الدولية للهجرة والتواصل مع قسم LEG للحصول على قائمة التحقق أو رمز الموافقة

الحفاظ على نظام أرشفة مستندات الشراء واللوجستيات وتحديث نظام التتبع وفقًا لذلك

أداء واجبات أخرى كما قد يتم تعيينها.