معاون سلسلة التوريد

International Organization for Migration

المسؤوليات

استلام وتوحيد جميع استمارات طلب الشراء؛ التحقق من أن لديها جميع المعلومات المطلوبة والامتثال لمصفوفة تفويض الشراء وتعليمات المكتب الأخرى والحصول على أي معلومات إضافية ضرورية.

مساعدة المشرفين في عمليات الشراء الأكثر تعقيدًا والأعلى قيمة.

إعداد مستندات المناقصة، طلب العروض والاقتباسات حسب الاقتضاء؛ إعداد ملخص تحليل العطاءات ومشاركته مع الوحدة الطالبة؛ قد يشارك في عملية التقييم وتقديم المدخلات الفنية. بمجرد الموافقة على الشراء، تأكيد شروط الاتفاق مع الموردين المختارين، إعداد الوثائق ذات الصلة (أمر الشراء، العقد، إلخ) وتنسيق التفويضات المطلوبة. 

مراقبة حالة الطلبات المفتوحة ومتابعة التسليم في الوقت المناسب للبضائع والخدمات؛ عند التسليم، التنسيق مع الوحدة المستلمة للحصول على ملاحظات التسليم المرضية. 

مراجعة فواتير الموردين، إعداد طلبات الدفع والتنسيق مع المالية للدفع في الوقت المناسب للموردين/مقدمي الخدمات. 

إنشاء وصيانة السجلات المادية والإلكترونية لجميع الوثائق خلال دورة الشراء وفقًا لتعليمات وإجراءات المنظمة الدولية للهجرة؛ استرجاع، تقديم وتحليل المعلومات من النظام وإعداد تقارير دورية تسلط الضوء على القضايا التي تتطلب اهتمامًا. 

إجراء دراسات سوقية لتحديد الموردين/مقدمي الخدمات الجدد المحتملين؛ المشاركة في تقييمهم من حيث الجودة والأسعار والخدمات بما يتماشى مع أفضل مصالح المنظمة. 

متابعة أي اتفاقيات تعاقدية وإبلاغ الأطراف المعنية للتجديد في الوقت المناسب؛ مراقبة مستلزمات المكتب والخدمات وإعداد الطلبات عند الحاجة والتنسيق مع وحدة المالية لدفع فواتير المرافق. 

تقديم الإحاطة والإرشادات الفنية لجميع الموظفين في المكتب حول التعليمات والإجراءات المتعلقة بالشراء.

تنفيذ مهام سلسلة التوريد المتعلقة بإدارة الممتلكات والأصول، التخزين، تغطية التأمين، الصيانة، والنقل. 

تنسيق أنشطة تشغيل الأسطول بما في ذلك إعداد جدول المركبات اليومي، مراقبة دفاتر تسجيل المركبات، وتنسيق صيانة المركبات. 

تقديم التدريب والإرشاد لموظفي SCM المبتدئين في المكتب، بينما يتم الإشراف، المراقبة، التقييم ودعم تطورهم المهني والوظيفي. 

14. أداء مهام أخرى قد يتم تعيينها. 

المؤهلات

المؤهلات والخبرة المطلوبة

التعليم

درجة جامعية في إدارة الأعمال، المحاسبة، اللوجستيات، إدارة سلسلة التوريد أو مجال ذي صلة من مؤسسة أكاديمية معتمدة مع ثلاث سنوات من الخبرة المهنية ذات الصلة؛ أو

شهادة الثانوية العامة مع خمس سنوات من الخبرة المهنية ذات الصلة

شهادة في الشراء، اللوجستيات أو إدارة سلسلة التوريد تعتبر ميزة

تعتبر الجامعات المعتمدة هي تلك المدرجة في قاعدة بيانات اليونسكو العالمية للتعليم العالي.

الخبرة

خبرة في الشراء واللوجستيات والعمل مع الموردين ومقدمي الخدمات؛

خبرة في عملية إدارة الأصول؛ 

خبرة في العمل مع قواعد وإجراءات الشراء واللوجستيات للمنظمة الدولية للهجرة تعتبر ميزة؛

خبرة في العمل في منظمة دولية تعتبر ميزة.

المهارات

مستوى عالٍ من مهارات الحاسوب؛

القدرة على العمل مع المؤسسات الوطنية والدولية؛ 

القدرة على إعداد تقارير واضحة وموجزة؛ 

مهارات ممتازة في الاتصال والتفاوض؛

القدرة على تحديد متطلبات الموارد الواقعية لتلبية احتياجات المنظمة الدولية للهجرة.