موظف سلسلة توريد

Syrian American Medical Society Foundation

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة الموردين المتعاقدين من حيث الجودة، ووقت التسليم، والقيمة مقابل المال، وما إلى ذلك.
• إجراء مسوحات سوقية منتظمة في فئات الشراء الرئيسية لضمان حصول SAMS على أفضل قيمة مقابل المال.
• المسؤول عن فحوصات العناية الواجبة (مراجع الموردين، زيارة المواقع، البيانات التاريخية، والامتثال لمكافحة الإرهاب) للموردين المتعاقدين.
• قيادة أنشطة الشراء لجميع برامج الأردن.
• إعداد طلبات العروض وإدارة عمليات العقود/العطاءات.
• المشاركة بنشاط في إعداد خطط الشراء لجميع المنح والتأكد من اتباعها.
• التعرف على لوائح المانحين المختلفة وضمان الامتثال للوائح الداخلية والخارجية.
• اقتراح حلول وتوصيات مختلفة للشراء المتكرر تؤدي إلى تقليل التكاليف.
• الإشراف وتوجيه الموظفين المباشرين، بما في ذلك التواصل بوضوح حول التوقعات.
• التأكد من أن قسم الشراء يحافظ على علاقات تعاونية مع الأقسام الأخرى ويتفاعل معها بطريقة إيجابية.
• تطوير وصيانة حزمة توجيه فعالة والتأكد من أن الأعضاء الجدد يتلقون توجيهًا مناسبًا حول سياسات وإجراءات الشراء وSOPs في الوقت المناسب.
• مراقبة سجلات الشراء لضمان توثيق كل طلب شراء بالكامل وبوضوح وفقًا لسياسة SAMS.
• إعداد تقرير الشراء الشهري مع تقرير الإنفاق المتوقع.
• إجراء جميع المشتريات (الأدوية، المستهلكات، المعدات الطبية، الأصول والقرطاسية، إلخ) وجميع الأشياء المطلوبة لمكاتب SAMS في الأردن.
• تطوير مستندات الشراء مثل طلبات الأسعار (RFQ) وطلب العطاءات (RFT) وتحليل العطاءات (BA) والمستندات التعاقدية مثل العقود، وأوامر الشراء (PO)، وأوامر الإفراج (RO)، والاتفاقيات طويلة الأجل (LTA).
• الإشراف على قسم المستودعات (الاستلام، والتسليم، والفرز، وتتبع المخزون وتوزيع البضائع)
• متابعة خدمات (إدارة الأسطول، والصيانة، إلخ).
• الحفاظ على أصول SAMS، بما في ذلك تسجيل الأصول، والتخلص من الأصول، والإبلاغ عن أي حركة للأصول أو فقدان أو تلف.
• التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لدعم إدارة سلسلة الإمداد والمساهمة في تقديم الخدمات بشكل فعال.
• تنظيم جلسات تدريب على الشراء للجنة الشراء/العطاءات لموظفي سلسلة الإمداد وغيرهم من الموظفين.
• الإشراف على عمل الموظفين، وتقديم النصائح والإرشادات العملية، لضمان تحقيق الأهداف الفردية والجماعية وفقًا للمعايير والمواعيد النهائية المتفق عليها لجميع المساعدات.
• تتبع جميع عقود الإيجار والاتفاقيات.
• تحديث وترقية تنسيقات SAMS عند الحاجة.
• تسهيل وتنظيم بعثات SAMS الطبية والإنسانية في الأردن لمساعدة ومعالجة اللاجئين والأردنيين المحتاجين.
• إجراء زيارات ميدانية للمرافق حسب الحاجة.