مساعد فريق

Client of United Nation careers

يوفر خدمات دعم المكتب العامة للمساعدة في ضمان سير العمل بسلاسة في وحدة تنظيمية. يراجع، يسجل، يوجه و/أو يعالج البريد أو الوثائق الأخرى؛ يجمع المواد الخلفية ذات الصلة؛ يتتبع ويراقب إجراءات المتابعة حسب الحاجة. يستقبل المكالمات الهاتفية والزوار، ويستجيب للاستفسارات الروتينية وطلبات المعلومات، بما في ذلك صياغة الردود الكتابية الروتينية، أو توجيهها إلى الأفراد المناسبين للتعامل معها حسب الحاجة. يقود مدير UNIC وكبار المسؤولين الزائرين من الأمم المتحدة إلى ومن الفعاليات الرسمية؛ يوفر النقل لبقية موظفي UNIC إلى الفعاليات الرسمية، حسب الحاجة. يؤدي مجموعة متنوعة من الواجبات الإدارية داخليًا وخارجيًا مع وكالات الأمم المتحدة الأخرى والكيانات الحكومية (مثل تسجيل الإجازات، تنظيم الاجتماعات، الحجوزات، طلبات اللوازم والمعدات المكتبية، معالجة الوثائق الرسمية، إصدار بطاقات الهوية الرسمية وتصاريح الإقامة، إلخ)، بما في ذلك إعداد و/أو معالجة الطلبات/الوثائق الإدارية (مثل طلبات السفر، مطالبات النفقات، قسائم، طلبات تأشيرات، إلخ). يقوم بتصوير مجموعة متنوعة من الوثائق والمواد الأخرى. يقوم بتشغيل وصيانة مجموعة متنوعة من معدات المكتب في أداء الوظائف المكتبية الأساسية، مثل الناسخة، الفاكس، الطابعة، الماسح الضوئي، إلخ. ينقل، يجمع ويوصل الطرود/العناصر حسب الحاجة؛ بما في ذلك التقاط الحقائب من المطار أو نقاط استلام الوثائق الأخرى. مسؤول عن الصيانة اليومية للمركبة المعينة؛ تسجيل الرحلات الرسمية، المسافة اليومية، استهلاك الوقود، الخدمات، إلخ. يؤدي مهام أخرى كما هو مطلوب.