منسق فريق

Parsons Corporation

بارسونز تبحث عن منسق فريق موهوب بشكل مذهل منسق فريق (مواطن سعودي) للانضمام إلى فريقنا!

ما ستقوم به:

• تنفيذ حلول إدارة الوثائق/البيانات مع التركيز الأساسي على إدارة الوثائق وإدارة السجلات. إدارة تطبيقات إدارة البيانات/الوثائق.

• معالجة نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والإرشادات المحددة جيدًا. ضمان تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (مثل: أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ عدد والتوقيعات المطلوبة لموافقات معينة، إلخ) بشكل مرضٍ خلال مدة المشروع.

• استلام، تتبع، ومراقبة الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والنقل، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الأتمتة المكتبية أو تطبيقات الحاسوب الخاصة بالقسم. بدء والرد على المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.

• البقاء على اطلاع بتقنيات القسم، والتقنيات والخدمات ذات الصلة بمجال المسؤولية. العمل مع أعضاء آخرين في الفريق حسب الحاجة لتطوير وتحسين الخدمات. الاستجابة للتغيرات في بيئة التكنولوجيا والمشاركة في أنشطة اتخاذ القرار المتعلقة باحتياجات العملاء.

• تقديم المساعدة للمستخدمين في التقاط وتحديد موقع المعلومات الإلكترونية.

• الحفاظ على نظام توزيع البيانات المحدد وجدول الزمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، والمشروع، والقسم، والمورد. قد يتم تعديل النظام أو الجدول الزمني حسب الحاجة لضمان الموافقات والتوزيع في الوقت المناسب. تسريع مراجعة، وتوقيع الموافقة، وإصدار الوثائق المقدمة من الموردين والمنتجة داخليًا.

• التحقق من متطلبات الاحتفاظ، وترتيب فهرسة الوثائق، والتعبئة، والتخزين طويل الأجل أو التخلص من الوثائق المناسبة عند الإغلاق. إدارة تدمير الوثائق المؤرشفة وفقًا لإرشادات الشركة و/أو العميل؛ تقديم المساعدة في استرجاع الوثائق.

• مساعدة موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات المحددة للمشروع.

• العمل كحلقة وصل بين مجموعة الدعم، المكتب الرئيسي والموظفين الميدانيين. التفاعل مع المجموعات داخل وخارج المنظمة.

• تفويض وتوجيه أنشطة العمل لفريق التحكم في وثائق المشروع.

• أداء واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

• المساهمة كعضو في فريق مدفوع بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.

• أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسبما يكون مناسبًا.

ما المهارات المرغوبة التي ستجلبها:

• درجة البكالوريوس

• 3+ سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة

• إتقان في MS Office مع خبرة في Microsoft Word وPowerPoint وExcel. ستتطلب المهام معرفة عملية بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.

• مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفهي، والتنظيم، والمهارات الشخصية، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة