مكتب السفر التنفيذي

Client of Talentmate

مدير مكتب السفر هو جزء أساسي من فريق الضيافة أو الشركات المسؤول عن إدارة وتسهيل جميع جوانب ترتيبات السفر التجارية. هذه الوظيفة حيوية لضمان أن جميع العمليات المتعلقة بالسفر تكون فعالة من حيث التكلفة ومتوافقة مع سياسات الشركة. غالبًا ما يعمل مدير مكتب السفر كحلقة وصل حاسمة بين الشركة ومقدمي خدمات السفر، حيث يسعى لتأمين أفضل الأسعار والإقامة وجداول السفر المتاحة. في هذا المنصب، يجب أن يمتلك الفرد مهارات تواصل ممتازة، ونظرة ثاقبة للتفاصيل، ورغبة في التكيف في بيئة سريعة الحركة. من المتوقع أن يقدموا خدمة عملاء استثنائية، مع معالجة الاستفسارات المتعلقة بالسفر وحل أي مشاكل أو نزاعات قد تطرأ. سيساهم مدير مكتب السفر الناجح في تحقيق الرضا والإنتاجية العامة للموظفين المسافرين، بالإضافة إلى تنفيذ عمليات فعالة لتبسيط عمليات السفر.

المسؤوليات

• تنسيق وإدارة جميع ترتيبات السفر التجاري لموظفي الشركة بفعالية.
• التفاوض مع مقدمي خدمات السفر لتأمين تسعير تنافسي واتفاقيات الشروط.
• ضمان أن ترتيبات السفر تتوافق مع سياسات وإجراءات السفر الخاصة بالشركة.
• جدولة مسارات السفر، بما في ذلك الرحلات، والإقامة، وتأجير السيارات، حسب الحاجة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع حجوزات السفر والإحالات للرجوع إليها والتقارير.
• تقديم المساعدة في الوقت المناسب لاستفسارات السفر، advising on best travel practices and options.
• حل القضايا والنزاعات المتعلقة بالسفر التي قد تظهر أثناء الحجوزات أو الرحلات بسرعة.
• البقاء على اطلاع على اتجاهات صناعة السفر وإبلاغ الإدارة بالتطورات الجديدة.
• إعداد وتقديم تقارير نفقات السفر المنتظمة لمراجعة الإدارة والتدقيق.
• التعامل مع حالات الطوارئ المتعلقة بالسفر وتغييرات المسار، وتنسيق الحلول بسرعة وفعالية.
• المشاركة في تطوير وتنفيذ أنظمة وعمليات إدارة السفر المحسنة.
• ضمان أن جميع الفواتير والفواتير المتعلقة بالسفر دقيقة ومقدمة في الوقت المناسب.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة بكاليوس في الضيافة، أو إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في مكتب السفر، أو الضيافة، أو دور في صناعة ذات صلة.
• مهارات تفاوض قوية مع القدرة على تطوير حلول سفر فعالة من حيث التكلفة.
• مهارات تنظيم ممتازة مع القدرة على التعامل مع ترتيبات سفر متعددة في وقت واحد.
• مهارات تواصل فعالة للتفاعل مع مقدمي الخدمات والموظفين.
• إجادة في برامج إدارة السفر وأنظمة الحجز عبر الإنترنت.
• القدرة على العمل بشكل مستقل والتكيف بسرعة مع الظروف المتغيرة للسفر.