موظف خدمات السفر

Client of United Nation careers

ينسق ويدير العمليات المتعلقة بالسفر للموظفين الدوليين طوال فترة التوظيف والانفصال، بالتعاون مع الموارد البشرية والأقسام المعنية. تشمل المسؤوليات الاتصال بالموظفين المعينين حديثًا قبل وصولهم لتقديم الإرشادات بشأن تفويضات السفر، وحجز التذاكر، والتأشيرات، وتصاريح الأمم المتحدة (UNLPs)، والإقامات، والامتيازات المعفاة من الرسوم، مع التأكد من إكمال جميع الوثائق المطلوبة. عند الوصول، يقدم الدعم بشأن استحقاقات السفر والمسائل الإدارية ذات الصلة لتسهيل التسوية السلسة. عند الانفصال، يشرف على ترتيبات السفر للعودة، ويعالج نماذج التخليص المتعلقة بالسفر، ويتواصل مع الجمارك والسلطات الحكومية لتخليص الأمتعة الشخصية وإطلاق أو التخلص من المركبات المعفاة من الرسوم، مع ضمان الامتثال الكامل للإجراءات التنظيمية ولوائح الدولة المضيفة.

يدير جميع عمليات السفر، مع ضمان تقديم خدمات في الوقت المناسب وفعالة ومتوافقة لجميع الموظفين والوفود. تشمل المسؤوليات تصديق واعتماد طلبات السفر، والتفويضات، والتذاكر، والفواتير، ومطالبات السفر بما يتماشى مع قواعد وأنظمة سفر الأونروا. يشرف على السفر الرسمي، والطوارئ، والإجلاء الطبي، وسفر الشخصيات المهمة، مع ضمان حجز التذاكر في الوقت المناسب، والمطالبات الدقيقة، والموافقات الصحيحة. يراقب أداء وكلاء السفر، ويصدق فواتيرهم والمعاملات المالية.

يوفر الإرشادات للموظفين بشأن استحقاقات السفر ويحافظ على السجلات لضمان المساءلة، والشفافية، وفعالية تقديم الخدمة. يشرف على إدارة دورة حياة كاملة من وثائق السفر، وUNLPs، بما في ذلك الإصدار، والتجديد، والاستبدال، والإلغاء، بالتنسيق الوثيق مع UNOG/UNHQ. يحافظ على سجلات custody دقيقة وضوابط التقارير لكل من UNLPs النشطة والملغاة، مع ضمان التعامل الآمن، والمساءلة، والامتثال لسياسات وثائق السفر للأمم المتحدة.

يدير عمليات التخليص الجمركي للشحنات الرسمية، ومعدات المكتب، والمركبات، بالإضافة إلى الأمتعة الشخصية للموظفين الدوليين خلال فترة التوظيف والانفصال. ينسق جميع جوانب الامتيازات المعفاة من الرسوم، بما في ذلك استرداد ضريبة القيمة المضافة، وشراء، وتخليص، وتسجيل، وبيع المركبات؛ وتجديد تسجيل المركبات؛ وتسهيل إصدار وتجديد رخص القيادة، مع ضمان الامتثال الكامل للوائح الحكومة المضيفة والإجراءات التنظيمية.

يضع وينفذ خطط توظيف موحدة، وإجراءات تشغيل قياسية للترحيب، وبروتوكولات، مقدماً التوجيه الأولي، ويتواصل مع الموظفين الجدد بعد قبول عرض العمل. يضمن عملية توظيف سلسة من خلال ربط الموظفين الجدد بالأقسام أو المكاتب الميدانية المعنية، وتسهيل تثبيتهم بشكل صحيح في محطة العمل، وترك انطباع إيجابي لديهم.

يوفر الدعم التشغيلي والإداري للمشرف من خلال: تأمين التأشيرات، والتصاريح، وبطاقات الهوية، وبطاقات الإعفاء، ورخص القيادة وغيرها من الوثائق الرسمية لموظفي الأونروا HQ(A) (دوليين ومنطقة) والمعالين، حسب الاقتضاء، من السلطات الحكومية المضيفة، بما في ذلك حفظ السجلات وضمان إعادة الوثائق عند الانتهاء من المهام؛ تأمين التأشيرات والتصاريح حسب الاقتضاء للمسافرين الرسميين في الأونروا بما في ذلك الاستشاريين، والزوار الرسميين، وأفراد الأسرة المؤهلين بالإضافة إلى العمال المحليين لموظفي الأونروا HQ(A) من السفارات المعنية و/أو المكاتب الحكومية المضيفة. المتابعة مع UNOG لضمان الإصدار المناسب وفي الوقت المناسب للتأشيرات وUNLPs. ضمان أن ترتيبات السفر والإقامة تتم للمسافرين الرسميين وفقًا لمتطلبات الأمن، وحيثما ينطبق ذلك، لمعاليتهم، بما في ذلك التعامل ومعالجة التذاكر وفواتير الإقامة الفندقية وضمان الطلبات للنقل البري. مراجعة الاتصالات الرسمية حسب الحاجة والحفاظ على علاقة عمل مع وزارة الخارجية الأردنية، ووزارة الداخلية، وإدارة الشؤون الفلسطينية، والسلطات المحلية للشرطة والسفارات الأجنبية الموجودة في عمان؛ تعمل كعضو في مجموعة العمل لقضايا البروتوكول لتقديم مدخلات الوكالة حول مجموعة متنوعة من القضايا المتعلقة بالبروتوكول. يضمن استلام وإعداد الوثائق المطلوبة للسفر، بما في ذلك إصدار تفويضات السفر (TT8) بالتنسيق مع الأعضاء والموظفين الذين يطلبون ذلك لإجراءات السجل والتعويض المناسبة. إعداد الاتصالات الرسمية حسب الحاجة مع وزارة الخارجية، ووزارة الداخلية، والسفارات الأجنبية وغيرها من الإدارات الرسمية في عمان؛ إعداد تعاميم بشأن السفر، والتأشيرات، وقضايا UNLP عند الطلب.

يوفر الدعم الاستراتيجي للمشرف على النحو التالي: إعداد تعليمات المكتب الإجرائية للموافقة؛ مراجعة وحيثما يلزم، تطوير إجراءات التشغيل القياسية على مستوى الوكالة (SOPs) بالتنسيق مع الفرق الإدارية/السفر في مكاتب الأونروا الميدانية في عملياتهم اليومية. يضمن الامتثال ويوفر الإرشادات الفنية لمكاتب الميدان في الأمور المعقدة والدعم. إعداد المدخلات للتقارير والاستفسارات من أصحاب المصلحة الداخليين و/أو الخارجيين. إعداد جميع التقارير المطلوبة للتدقيق، والتفتيش، والهيئات الحاكمة والإشراف الأخرى بالتشاور مع قسم الامتثال ومراقبة السياسات. إعداد جميع التقارير الإدارية والإحصاءات حول عمل الوحدة. مراقبة جودة ودقة المخرجات التي يقوم بها أعضاء وحدة الموظفين. تكون مسؤولة عن أتمتة عملية السفر على مستوى الوكالة وعمل نظام إدارة السفر (TMS)، بما في ذلك المزيد من تطوير وظائف TMS والشاشات للاستخدام في جميع مواقع الوكالة لضمان خدمات فعالة وكفء للعملاء الداخليين. إعداد وتقديم تقارير تشغيلية شهرية تغطي إحصاءات السفر، والبيانات المالية، ومؤشرات الامتثال. ضمان تضمين تتبع انبعاثات الكربون لجميع السفر الرسمي؛ دعم مبادرات الوكالة في جعل الأمم المتحدة أكثر استدامة، ومراقبة الالتزام بممارسات السفر المستدامة بما يتماشى مع التزامات الأونروا البيئية وأهداف التنمية المستدامة للأمم المتحدة (SDGs). تقديم التحليل والتوصيات للإدارة بشأن تقليل الأثر البيئي وتحسين كفاءة عمليات السفر. تعزيز التعلم المستمر داخل وحدة السفر من خلال توفير الإرشادات الوظيفية والتدريب أثناء العمل للموظفين.