توظيف عاجل لموظف استقبال

Confidential Company

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المهام الأساسية

• تحية وترحيب بالضيوف بمجرد وصولهم إلى المكتب.
• توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسبين.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها.
• ضمان أن تكون منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للتقديم، مع جميع اللوازم والمواد اللازمة (مثل الأقلام، النماذج، والكتيبات).
• تحضير شحنات FedEx.
• التنسيق مع السائق بشأن شحنات/تسليمات/جمع الوثائق.
• التنسيق مع الحسابات المتعلقة بجمع الشيكات/المدفوعات/التسليمات.
• تجميع فواتير اتصالات/DU للمدفوعات.
• تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصياً وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني.
• استلام وفرز وتوزيع البريد/التسليمات اليومية.
• الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (مراقبة سجل الزوار، إصدار بطاقات الزوار)
• طلب مستلزمات المكتب الأمامي والحفاظ على جرد المخزون.
• تحديث دليل الهاتف، التقويمات وجدولة الاجتماعات.
• تحضير غرف الاجتماعات والتدريب.
• مراقبة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشركة الاتصال.
• جميع المهام والمسؤوليات الأخرى الموكلة من المدير المباشر.

المهارات المطلوبة

• · خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال، ممثل مكتب أمامي أو ما شابه.
• · إتقان في Microsoft Office.
• · خبرة عملية مع معدات المكتب (الآلات والطابعات).
• · موقف ومظهر احترافي
• · مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية.
• · مهارات تعدد المهام وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام.
• · شهادة الثانوية العامة: الحصول على شهادة إضافية في إدارة المكاتب يعد ميزة.