مساعد إداري ARMED FORCES OFFICER CLUB HOTEL

دور الوظيفة:

نحن نبحث عن مساعد إداري استباقي وذو تفاصيل دقيقة لدعم مشروع خاص ضمن إيرث أبوظبي. سيوفر المرشح الناجح دعمًا إداريًا وأمانة شاملة لمدير عمليات F&B، مما يضمن تنسيقًا سلسًا واتصالًا عبر الأقسام.

مسؤوليات الوظيفة:

• أداء المهام الكتابية، بما في ذلك الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل. تنسيق الأنشطة الإدارية مع الضيوف والأقسام والمنافذ والموظفين. جدولة وإدارة المواعيد.
• تقديم دعم سري واحترافي للمدير عمليات F&B ومدير المطعم.
• إدارة اتصالات الضيوف لحجوزات الفعاليات، حجوزات المطاعم، والاستفسارات بطريقة مناسبة ومهذبة.
• دعم القسم في إدارة الوقت، جمع البيانات، والتواصل لضمان تنفيذ المشاريع والفعاليات بسلاسة.
• إعداد وتوزيع محاضر جميع الاجتماعات المتعلقة بالقسم/المشروع حسب الحاجة.
• معالجة وصيانة سجلات موظفي القسم، بما في ذلك تغييرات الحالة وتحديث المعلومات الشخصية.
• إدارة ورصد جداول تدريب فريق القسم، المواعيد الطبية، تقديمات الرواتب، وتتبع الإجازات.
• التعامل مع جميع العمليات الإدارية المتعلقة بالفنانين، بما في ذلك تجديد العقود، طلبات الترخيص، تتبع الحضور، ومعالجة المدفوعات.
• ضمان المعرفة والامتثال للوائح السلامة الغذائية العامة والنظافة.
• الحفاظ على تحديث قوائم المنافذ، وتنسيق التغييرات والترجمات والطباعة حسب الحاجة.
• تنفيذ أي مهام إدارية أخرى كما يتم تعيينها من قبل مدير عمليات F&B.
• تنفيذ واجبات ومسؤوليات أخرى معقولة كما توجهها الإدارة.
• الحفاظ على سرية صارمة للمعلومات والمواد الحساسة.
• تمثيل الشركة بطريقة احترافية ومهذبة وإيجابية في جميع الأوقات.
• الالتزام بجميع سياسات وإجراءات ومعايير التشغيل الخاصة بالشركة.