مساعد إداري

Catafago

نحن نبحث عن مساعد إداري منظم للغاية واستباقي لدعم فريق القيادة التنفيذية لدينا في بيئة دوائية ديناميكية وسريعة الوتيرة. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات اتصال استثنائية، واهتمام دقيق بالتفاصيل، وخبرة في التعامل مع المعلومات السرية. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من الاحتراف والقدرة على إدارة أولويات متعددة بكفاءة.

التعليم وسنوات الخبرة

يفضل درجة بكاليوس؛ يمكن النظر في الخبرة المكافئة.

5+ سنوات من الخبرة كمساعد إداري، ويفضل في صناعة الأدوية أو التكنولوجيا الحيوية أو علوم الحياة.

فهم قوي للمصطلحات والعمليات الدوائية هو ميزة.

إتقان مجموعة Microsoft Office، أدوات إدارة التقويم (مثل Outlook، Google Workspace)، ومنصات التعاون (مثل Zoom، Microsoft Teams).

مهارات تنظيمية وكتابية وشفوية ممتازة.

القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بفعالية في بيئة سريعة الوتيرة.

درجة عالية من الت discretion، والنزاهة، والاحتراف.

اللغات

العربية والإنجليزية، الفرنسية ميزة

معرفة الكمبيوتر

برامج إنتاجية المكتب

مجموعة Microsoft Office (مهارات على مستوى الخبراء):

o بريد Outlook، جدول التقويم، تنسيق الاجتماعات

o تنسيق مستندات Word، المراسلات الرسمية، التقارير

o إدخال بيانات Excel، الصيغ الأساسية، الرسوم البيانية، تتبع الميزانيات أو جداول المشروع

o إنشاء وتنسيق عروض تقديمية على مستوى التنفيذيين باستخدام PowerPoint

معرفة بنظم الملفات الإلكترونية والتحكم في إصدار الوثائق

معرفة بالأدوات مثل:

o SharePoint

o DocuSign

o Dropbox for Business

o Google Workspace (Docs، Sheets، Drive)

الكفاءات والمهارات

خبرة في دعم التنفيذين على مستوى C أو أعضاء مجلس الإدارة.

القدرة على العمل بشكل مستقل والتعامل مع الأمور الحساسة بسرية.

المهام والمسؤوليات

تقديم دعم إداري عالي المستوى للمديرين التنفيذيين، بما في ذلك إدارة التقويم، تنسيق السفر، وإعداد الاجتماعات.

تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك إعداد الأجندة، تدوين الملاحظات، وإجراءات المتابعة.

المساعدة في إعداد العروض التقديمية، التقارير، والوثائق، خاصة تلك المتعلقة بالامتثال التنظيمي، التجارب السريرية، واجتماعات مجلس الإدارة.

التواصل مع الأقسام الداخلية مثل الشؤون التنظيمية، القانونية، والمالية نيابة عن التنفيذيين.

إدارة المعلومات السرية والحساسة زمنياً بحذر.

تنظيم وصيانة ملفات التنفيذيين، والسجلات، والمراسلات.

دعم أنشطة إدارة المشاريع وتتبع الجداول الزمنية للمبادرات على مستوى التنفيذيين.

التواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك أعضاء مجلس الإدارة، المستثمرين، الشركاء الخارجيين، والهيئات التنظيمية.

التعامل مع تقارير المصاريف، معالجة الفواتير، ومهام الشراء حسب الحاجة.

المشاركة في تخطيط الفعاليات للفعاليات التنفيذية، اجتماعات المستثمرين، والبلديات الداخلية

القيام بالمهام حسب ما تتطلبه الإدارة.