مساعد إداري

SSC Egypt

1. الإشراف وإدارة العمليات اليومية للمكتب لضمان الكفاءة والإنتاجية.

2. تنسيق أنشطة المكتب، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات، وإدارة مستلزمات المكتب.

3. إدارة حجز قاعات الاجتماعات من خلال طلبات الموظفين وسياسة حجز قاعات الاجتماعات، وترتيب التوافر بناءً على الأولوية.

4. الإشراف على الموظفين الإداريين، بما في ذلك عمال المكتب والسائقين وغيرهم من الموظفين الداعمين.

5. تقديم التوجيه والتدريب والتغذية الراجعة حول الأداء لضمان جودة عالية من العمل والتنمية المهنية.

6. التعامل مع المهام الإدارية مثل إدارة الوثائق وتنظيم المكتب.

7. التأكد من اتباع إجراءات المكتب والسياسات وتحديثها حسب الحاجة.

8. تسهيل التواصل الفعال داخل المكتب ودعم التعاون بين الأقسام.

9. إدارة مستلزمات ومعدات المكتب، بما في ذلك الطلب ومراقبة المخزون.

10. استقبال ومساعدة الزوار والعملاء والمرشحين للوظائف، والتنسيق مع قسم الموارد البشرية لتوزيع وجمع استمارات طلب الوظيفة.

11. إدارة حجوزات الطيران والفنادق للموظفين المسافرين في رحلات عمل، مع ضمان الترتيبات الفعالة من حيث التكلفة وفي الوقت المناسب.

12. تخطيط وتنظيم فعاليات الشركة والمؤتمرات والاجتماعات، وتنسيق اللوجستيات والأماكن والبائعين.

13. استلام وفرز وتوزيع شحنات المكتب، وحزم البريد السريع، والبريد (مثل DHL، FedEx) إلى الأقسام المعنية.

14. الحفاظ على سجلات حجوزات السفر والشحنات والوثائق المتعلقة بالمكتب لأغراض التتبع والتقارير.

15. مراقبة والتحكم في ميزانية المكتب، مع ضمان الممارسات الفعالة من حيث التكلفة والامتثال للإرشادات المالية.

16. معالجة وحل أي مشاكل تشغيلية أو صراعات تحدث داخل بيئة المكتب.

17. تنفيذ حلول لتحسين عمليات المكتب ومعالجة أي مشكلات تتعلق بالموظفين أو الإدارة.

18. ضمان الامتثال لأنظمة الصحة والسلامة داخل بيئة المكتب.

19. الإشراف على الصيانة ونظافة مساحة المكتب لإنشاء بيئة عمل آمنة وممتعة.

20. إعداد وصيانة تقارير عن أنشطة المكتب، ومؤشرات الأداء، وأي مشكلات أو تحسينات مطلوبة.

21. ضمان دقة حفظ السجلات والتوثيق للعمليات الإدارية.