مساعد إداري Qatar Foundation

صاحب عمل نشط

نشرت قبل 6 ساعات

الخبرة

2 - 7 سنوات

موقع العمل

قطر - قطر

التعليم

المدرسة الثانوية(أي)

الجنسية

أي جنسية

جنس

غير مذكور

عدد الشواغر

1 عدد الشواغر

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الدعم الإداري

  • توفير الدعم الإداري والكتابي لفريق المجموعات المميزة.
  • إدارة المراسلات وتنسيق الاجتماعات وتسجيل المحاضر.
  • المساعدة في إعداد وتنظيم وثائق القرض، بما في ذلك قياسات دقيقة للأشياء، واستكمال استمارات الحفظ، وتتبع تقدم علاجات الحفظ، والتأكد من أن جميع الأوراق اللازمة تم حفظها وتتبعها بشكل صحيح.
  • الحفاظ على تحديث البيانات للحفاظ على سجلات الإدارة، والتقارير، ووثائق المشروع.
  • دعم وصيانة الملفات والسجلات للقسم.
  • الحفاظ على قائمة البريد للوحدة للبرامج.

المالية والمشتريات

  • دعم شراء المستلزمات والخدمات، بما في ذلك التواصل مع الموردين وتتبع التوصيلات.
  • مراقبة نفقات الميزانية والمساعدة في التقارير المالية والتسويات.
  • إعداد ومعالجة الفواتير، والمصروفات، وأوامر الشراء.

خدمات المستخدمين

  • إدارة جدولة العمل المناوب لغرفة القراءة.
  • دعم مواعيد غرفة القراءة والرد على الاستفسارات العامة.
  • تنسيق الوصول إلى مواد المجموعات الخاصة للباحثين والزوار.
  • المساعدة في الجولات الداخلية والخارجية، والزيارات، وتنسيق الضيوف المهمين.

تنسيق المشاريع والبرامج

  • المساعدة في اللوجستيات للمعارض، ومشاريع الرقمنة، والفعاليات.
  • دعم استضافة الضيوف من الخارج (على سبيل المثال، السفر، والإقامة، إلخ)
  • تتبع تقدم المشاريع الجارية ودعم التقارير للمعالم الداخلية.
  • الحفاظ على جداول زمنية للمشاريع، والحفاظ على قوائم الاتصال.

إدارة المجموعات

  • دعم استرجاع عناصر المجموعات للزبائن أو الموظفين (للحفظ، والمعارض، والرقمنة، والقروض)
  • تنسيق النقل الآمن وتحريك عناصر المعرض بين مرافق التخزين والمعرض. التواصل مع الشاحنين ومؤسسات أخرى لتأكيد جداول الشحن والتركيب.
  • المساعدة في جرد وتدقيق المجموعة من خلال الحفاظ على سجلات دقيقة للأشياء، وتتبع حركتها ودعم جهود توثيق المجموعات.

السجلات والامتثال

  • ضمان امتثال الأنشطة الإدارية للسياسات المؤسسية، بما في ذلك حماية البيانات، والأمن، والصحة والسلامة.
  • دعم الوثائق المتعلقة بوصول المجموعات، وحقوق الطبع والنشر، وقيود المتبرعين.


الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المعرفة والمهارات والخبرة المطلوبة:

  • الثانوية العامة.
  • 2-5 سنوات من الخبرة في العمل الإداري.
  • منظم وقادر على إدارة مشاريع متعددة.
  • درجة جامعية أو ما يعادلها.
  • يفضل وجود خبرة سابقة قوية في بيئة مكتبة أو متحف.

القطاع المهني للشركة

المجال الوظيفي / القسم

الكلمات الرئيسية

  • مساعد إداري

تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com