مساعد إداري / موظف استقبال

Client of Talentmate

يلعب مساعد الإدارة / الاستقبال دورًا حيويًا في ضمان التشغيل السلس للمنظمة من خلال تنسيق مجموعة متنوعة من المهام الإدارية وإدارة عمليات الاستقبال. تتطلب هذه الوظيفة فردًا منظمًا للغاية وموجهًا نحو التفاصيل يمكنه التعامل مع مسؤوليات متعددة بكفاءة واحترافية. يعمل مساعد الإدارة / الاستقبال كنقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار، مما يجعل مهارات الاتصال والتفاعل الممتازة ضرورية. تتضمن هذه الوظيفة إدارة الجداول، والتعامل مع المراسلات، وتقديم الدعم الإداري العام لمختلف الأقسام داخل المنظمة. القدرة على البقاء هادئًا تحت الضغط ودرجة عالية من الالتزام بتقديم خدمة عملاء متميزة أمران حاسمان للنجاح في هذه الوظيفة.

المسؤوليات

• استقبال جميع الزوار بابتسامة وود عند الوصول.
• الإجابة وتوجيه مكالمات الهاتف إلى الأفراد المناسبين بكفاءة.
• إدارة وتحديد مواعيد الاجتماعات والمواعيد لأعضاء الطاقم الإداري.
• الحفاظ على سجلات منظمة ودقيقة لأغراض إدارية ولوجستية.
• المساعدة في تنسيق الفعاليات المكتبية والحفاظ على تقويمات الفعاليات.
• التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والبريد العادي.
• ضمان أن تكون منطقة الاستقبال مرتبة وجذابة، مع جميع المواد اللازمة.
• دعم الموظفين الإداريين في مجموعة متنوعة من المهام اليومية والمشاريع.
• طلب وإدارة مخزون اللوازم المكتبية وتتبع مستويات المخزون حسب الحاجة.
• تقديم المساعدة للموظفين والزوار بشأن الاستفسارات الإدارية العامة.
• إجراء فحوصات روتينية على المعدات وتحديد مواعيد الصيانة حسب الحاجة.
• المساعدة في مهام إدخال البيانات، مع ضمان دقة وسرية المعلومات.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مطلوبة لهذه الوظيفة.
• يوPreferred experience as an administrative assistant or receptionist is preferred.
• مهارات الكمبيوتر المتقدمة، بما في ذلك إتقان مجموعة Microsoft Office، أمر ضروري.
• مهارات الاتصال الشفوي والمكتوب القوية ضرورية للتفاعل الفعال.
• قدرات تنظيمية فعالة وقدرة على تعدد المهام مع الانتباه إلى التفاصيل.
• توجه نحو خدمة العملاء مع نهج احترافي ومهذب.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بمستوى عالٍ من السرية.