مساعد إداري / موظف استقبال (رقم الهاتف)

Client of Talentmate

بصفتك مساعد إداري / موظف استقبال، ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان سير العمل بسلاسة في مكتبنا من خلال التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام الإدارية. ستكون الوجه المرحب لشركتنا، وستكون مسؤولاً عن خلق انطباع أول إيجابي للزوار وتقديم الدعم الشامل لفريقنا. ستشمل مسؤولياتك إدارة المراسلات، وتحديد المواعيد، والحفاظ على بيئة مكتب أمامي منظمة جيدًا. المرشح المثالي هو شخص يتمتع بمهارات تواصل استثنائية، وعين حريصة على التفاصيل، والقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة الوتيرة. ستساهم أسلوبك الاستباقي، واحترافيتك، وتفانيك في تقديم خدمة العملاء الممتازة بشكل كبير في نجاح منظمتنا وعملياتها اليومية.

• استقبال ومساعدة الزوار بأسلوب دافئ وودود.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال وغرف الاجتماعات منظمة ونظيفة.
• إدارة وتوزيع البريد والطرود الواردة والصادرة بكفاءة.
• تحديد المواعيد، والاجتماعات، ومكالمات المؤتمر حسب الحاجة.
• المساعدة في إدخال البيانات والحفاظ على السجلات في قواعد بيانات الشركة.
• تنسيق مستلزمات المكتب والحفاظ على جرد مستويات المخزون.
• دعم الأقسام المختلفة بالمهام الكتابية والإدارية.
• إعداد ومعالجة تقارير المصروفات واسترداد النفقات بدقة.
• التعامل مع الوثائق والمعلومات السرية بحذر ونزاهة.
• تقديم الدعم الإداري للمديرين وكبار الإدارة حسب الحاجة.
• تسهيل التواصل الواضح والفعال بين الموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ التعليم الإضافي يعد ميزة.
• يفضل وجود خبرة سابقة في دور موظف استقبال أو مساعد إداري.
• إجادة مجموعة Microsoft Office وبرامج إدارة المكاتب.
• مهارات تواصل ممتازة، شفوية وكتابية، أساسية.
• قدرات تنظيم قوية واهتمام بالتفاصيل مطلوب.
• القدرة على تعدد المهام وإدارة الوقت بفعالية في بيئة مشغولة.
• إثبات القدرة على التعامل مع معلومات حساسة وسرية بعناية.