منسق مشاركة الزملاء والإدارة InterContinental

يومك-إلى-يوم

• تصرف كـ مساعد شخصي لمدير منطقة الموارد البشرية، إدارة الجداول الزمنية، جدولة الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات.
• إعداد التقارير، العروض التقديمية، ومستندات الإحاطة حسب الحاجة.
• تنظيم ترتيبات السفر، تقارير النفقات، واللوجستيات لفريق قيادة الموارد البشرية.
• المساعدة في التخطيط وتنفيذ مبادرات مشاركة الموظفين (برامج الرفاه، أحداث التكريم، أنشطة بناء الفريق).
• دعم الاتصالات الداخلية، بما في ذلك النشرات الإخبارية، الإعلانات، وتحديثات الموارد البشرية.
• تنسيق اللوجستيات لورش العمل التي يقودها قسم الموارد البشرية، جلسات التدريب، واجتماعات القيادة.
• الحفاظ على سجلات الموارد البشرية السرية والمساعدة في الوثائق.
• التواصل مع فرق الموارد البشرية الإقليمية لضمان سير العمليات بسلاسة والمتابعة.
• المساعدة في عمليات الانضمام للموظفين الجدد في قسم الموارد البشرية.
• تحديد وطلب شراء المستلزمات، المعدات، المرافق والخدمات اللازمة للحفاظ على مكتب فعال.
• تعزيز العمل الجماعي وجودة الخدمة من خلال الاتصالات اليومية والتنسيق مع الإدارات الأخرى.
• إكمال و/أو تنسيق الأنشطة المتعلقة بالمشاريع المعينة.
• المساعدة في إنشاء جداول زمنية للمشاريع، خطوات العمل وتحديثات الحالة؛ والمتابعة، حسب الاقتضاء، لضمان التنفيذ في الوقت المناسب لتلبية المواعيد النهائية المحددة.
• العمل الإداري، المتعلق بنظام الحضور.
• الحفاظ على نظام حفظ ملفات نشط ومناسب (داخلي وخارجي)
• الحفاظ على نظام حفظ ملفات نشط وتسجيل شكاوى واستفسارات الضيوف.
• المسؤول عن تدوين محاضر الاجتماعات والمتابعة مع الإجراءات حسب الحاجة.
• إعداد مجموعة متنوعة من المراسلات، التقارير، و/أو العروض التقديمية.
• جمع وتلخيص المعلومات من مصادر مختلفة.
• تحليل وتلخيص البيانات.
• إنشاء جداول بيانات، مخططات، و/أو رسومات.
• إدخال، استرجاع و/أو معالجة البيانات داخل برامج البرمجيات أو قواعد البيانات.
• تنظيم وتسريع تدفق العمل؛ المتابعة على الأمور المعلقة.
• التواصل وتفسير التعليمات؛ والتواصل بالمعلومات للموظفين أو العملاء في غياب المدير.
• الحفاظ على تقويم مواعيد المدير وإكمال وتقديم تقارير النفقات؛ تنسيق المكالمات الهاتفية/المؤتمرات والبريد الوارد؛ إعداد والحفاظ على أنظمة حفظ الملفات، إلخ.
• مهارات تحليلية وحل مشكلات قوية
• لاعب فريق، استباقي، مسؤول، مجتهد وقادر على العمل تحت الضغط
• مهارات ممتازة في الكمبيوتر بما في ذلك MS Word، PowerPoint وExcel. يتم استخدام قدرات القراءة والكتابة غالباً عند تجميع المراسلات أو أداء وظائف إدارية أخرى.

ماذا نحتاج منك:

• سنة واحدة أو أكثر في الدعم الإداري، ويفضل أن يكون ذلك في الموارد البشرية أو بيئة الشركات.
• تجربة في تنسيق الفعاليات أو مشاركة الموظفين تعتبر ميزة إضافية.

ماذا يمكنك أن تتوقع منا:

نحن نقدم لموظفينا كل ما يحتاجونه للنجاح. من راتب تنافسي يكافئ كل جهدك إلى مجموعة واسعة من الفوائد المصممة لمساعدتك على عيش أفضل حياة عمل لديك بما في ذلك زي موحد كامل، خصومات غرف رائعة وبعض من أفضل التدريب في هذا المجال.