موظف دعم إداري - (بدوام جزئي) - مواطنو الإمارات (التوطين) Mazrui International LLC

الموقع :- أبوظبي، منطقة مصفح الصناعية

مجموعة مزروي الدولية هي مجموعة قابضة متنوعة لديها أعمال في مختلف الصناعات مثل النفط والغاز، خدمات هندسة حقول النفط، التصنيع، المواد الكيميائية، الاستثمارات المالية، العقارات، البناء، التجارة، التوزيع، النقل، اللوجستيات، البيع بالتجزئة، الضيافة، التعليم إلخ.

هدف الوظيفة :- توفير دعم إداري وتنسيقي فعال عبر الوظائف الرئيسية — بما في ذلك اللوجستيات، العمليات، المبيعات، الإدارة، والمالية — لضمان التنفيذ السلس للأنشطة اليومية، الدقة في الوثائق، وتدفق المعلومات بشكل فعال داخل شركة بتروكيم للكيماويات (PPC). تلعب هذه الوظيفة دورًا حيويًا في الحفاظ على سلامة البيانات، إعداد التقارير، تسهيل الاتصال عبر البريد الإلكتروني والمكالمات، ودعم الفرق العابرة للوظائف لتحقيق الكفاءة التشغيلية العامة والأهداف التجارية.

المسؤوليات الرئيسية/الواجبات

• تقديم المساعدة الإدارية العامة لجميع الفرق، بما في ذلك اللوجستيات، العمليات، الموارد البشرية، الإدارة، المبيعات، التأهيل المسبق (PQ)، المالية/الحسابات إلخ.
• الحفاظ على سجلات الأقسام، وضمان الدقة وسهولة الوصول.
• تقديم الدعم الإداري والتنسيقي اليومي لفريق اللوجستيات للشحنات المحلية والدولية.
• المساعدة والدعم في إعداد وتحديث وصيانة وثائق الشحن والتسليم والجمارك (الفواتير، قوائم التعبئة، ملاحظات التسليم، إلخ).
• المساعدة والدعم في التعامل مع تنسيق البريد الإلكتروني والهاتف مع الناقلين، ووكلاء الشحن، والموردين، والعملاء بشأن حالة الشحن، وجداول التسليم، والمستندات المطلوبة.
• المساعدة والدعم في الحفاظ على بيانات اللوجستيات الدقيقة في Excel أو نظام ERP — بما في ذلك تتبع الشحنات، تأكيدات التسليم، وحركات المخزون.
• المساعدة والدعم في إعداد تقارير وملخصات اللوجستيات اليومية/الأسبوعية/الشهرية لمراجعة الإدارة.
• المساعدة والدعم في التنسيق مع فرق المستودعات والعمليات لضمان تسليم واستلام البضائع في الوقت المناسب.
• دعم فريق الموارد البشرية في الأنشطة الإدارية اليومية مثل عملية الانضمام/تأشيرات الوافدين الجدد، التأمين الطبي، إصدار بطاقة الهوية الإماراتية، بطاقة العمل بما في ذلك التجديدات إلخ، الحفاظ على سجلات الموظفين، التنسيق للاجتماعات/المقابلات المجدولة إلخ.
• توليد وتوفير التقارير حسب الحاجة.
• دعم جدولة وتنسيق اجتماعات الفريق، والفعاليات، والمواعيد.
• ضمان التزام جميع الوثائق والعمليات الإدارية بسياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية.
• المساعدة في إعداد وثائق مثل الرسائل والتقارير.
• المساعدة في نشر الاتصالات الداخلية والإعلانات.
• الرد على الاستفسارات عبر البريد الإلكتروني والهاتف بسرعة واحترافية.
• المساعدة في المشاريع الخاصة والمهام الموكلة من المدير.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان سلاسة وكفاءة سير العمل.
• المساعدة في ضمان المعالجة الدقيقة وفي الوقت المناسب لجميع الفواتير الخاصة بالشركة.
• المساعدة في تحديد تحسينات العملية لوظيفة AR من خلال الأتمتة.
• التنسيق والتواصل مع العملاء، وSBUs وفريق GAS لحل القضايا عبر البريد الإلكتروني والمكالمات.
• المتابعة المنتظمة مع العملاء عبر البريد الإلكتروني والمكالمات.
• المساعدة في إدخال، تحويل وتطبيق الإيصالات على الفواتير المفتوحة في النظام.
• المساعدة في إعداد قسائم الإيصال.
• المساعدة في إعداد الودائع النقدية والشيكات يوميًا.
• المساعدة في توليد وإرسال بيانات الحسابات.
• المساعدة في المراجعة الأسبوعية والشهرية للحسابات المستحقة والتحصيلات الفعلية
• المساعدة في تسوية حسابات العملاء.
• المشاركة في اجتماعات المراجعة مع مدير المالية BU وقائد فريق AR
• مراجعة ومراقبة الإيصالات غير المحددة وغير المخصصة وعلى الحسابات
• المساعدة في مراجعة الفواتير والمدفوعات المتعلقة بالشركات.
• التنسيق مع قسم المبيعات والعمليات في SBU بشأن القضايا المتعلقة بعدم الدفع.
• دعم توضيح استفسارات التدقيق حول الإيصالات/الفواتير اليدوية/تسويات العملاء
• دعم الامتثال لجدول التدقيق المتداول
• دعم إعداد التقارير ADHOC حسب الحاجة من قائد فريق AR أو مدير خدمات المحاسبة الجماعية.
• المساعدة في تحقيق أهداف التحصيل.
• أي مهام أخرى تُعين من وقت لآخر.

المؤهلات الأكاديمية

• الشهادة الثانوية أو دبلوم أو بكاليوس مع مزيج معادل من التعليم.