مساعد إداري (PRO)

Talentmate

دور مساعد الإدارة (PRO) محوري في ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة ودعم الإدارة في مجموعة من المهام المهنية. يقع في قلب الوظائف الإدارية، يتطلب هذا الدور مزيجاً من مهارات التنظيم، وقدرة التواصل، والقدرة على إدارة مهام متعددة. باعتباره نقطة الاتصال بين الإدارة والموظفين والأطراف الخارجية، يسهل مساعد الإدارة سير العمل بكفاءة عبر الأقسام. من جدولة الاجتماعات وإدارة المراسلات إلى التعامل مع مشاريع محددة وصيانة قواعد البيانات، يتطلب هذا المنصب فرداً استباقياً يمكنه التعامل مع مسؤوليات متعددة بدقة. هذا الدور مثالي للمرشحين الذين لا يبحثون فقط عن وظيفة، ولكن عن مهنة في الإدارة حيث يمكنهم إحداث فرق ملموس من خلال دعم الأهداف التنظيمية وتقديم خدمة استثنائية.

المسؤوليات

• إدارة والرد على المكالمات الواردة والبريد الإلكتروني بسرعة وكفاءة.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للإدارة.
• إعداد وتحرير الوثائق والعروض التقديمية والتقارير حسب متطلبات الموظفين الكبار.
• الحفاظ على وتنظيم أنظمة الملفات المكتبية لتسهيل استرجاع المعلومات بسهولة.
• تنسيق الأنشطة المكتبية لضمان تشغيل فعال لمكان العمل.
• المساعدة في إعداد الرواتب من خلال تقديم المعلومات ذات الصلة لقسم المالية.
• العمل كحلقة وصل بين المنظمة والعملاء والأطراف الخارجية الأخرى.
• دعم قسم الموارد البشرية في أنشطة التوظيف والتوجيه وحفظ السجلات.
• طلب وصيانة مخزون اللوازم المكتبية من خلال توقع الاحتياجات المطلوبة.
• إجراء الأبحاث، وتجميع البيانات، وإعداد التقارير للنظر فيها وتقديمها.
• إدارة وتحديث قواعد بيانات الشركة بدقة واهتمام بالتفاصيل.
• أداء مهام أخرى ذات صلة كما هو موكل لدعم احتياجات القسم.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن عامين في دور مساعد إداري.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.
• مهارات تنظيم وإدارة مهام متعددة ممتازة، مع عين حريصة على التفاصيل.
• مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي إلزامية لهذا الدور.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بسرية واحترافية.
• قدرة مثبتة على العمل بشكل مستقل بالإضافة إلى كونك جزءًا من فريق.